I havarující systém lze postavit na nohy. Stavět ho od nuly by měla být až poslední možnost

Firem, jejichž IT systémy začínají selhávat – nebo dokonce úplně kolabovat – přibývá. Zejména malým a středním podnikům hrozí, že v období růstu či plánované expanze narazí na limity zastaralých a často zanedbaných IT řešení. Řeč přitom není o výjimečných případech. Jde o běžný technologický dluh, který většina firem ignoruje, dokud nezačne ohrožovat jejich byznys. Do jaké míry může technologický dluh firmě znesnadnit využívání moderních technologií, jako jsou cloud, AI nebo edge computing? A proč je někdy lepší vyměnit celý „podvozek“, i když auto zatím pořád ještě jezdí?

Podle statistik Eurostatu z roku 2023 se malé a střední podniky (MSP), které tvoří páteř evropské ekonomiky, stále potýkají s digitálním dluhem. Pouze 58 % těchto firem dosáhlo alespoň základní úrovně digitalizace, měřeno indexem Digital Intensity Index (DII).

Tento index hodnotí, kolik z dvanácti klíčových digitálních technologií – mezi kterými se objevují cloudová řešení, CRM systémy, analytika velkých dat, e-commerce, IoT zařízení nebo umělá inteligence – firma využívá. Firmy, které dosahují základní úrovně, využívají pouze čtyři až šest ze zkoumaných technologií. To představuje spíš začátek digitální transformace. V roce 2023 této úrovně dosáhlo pouze 58 % malých a středních podniků v Evropské unii a digitalizace u zbylých 42 % nedosahovala ani základní úrovně. Uplynuly však dva roky a tlak na zavádění nových technologií je enormní – tyto požadavky však nekorespondují s realitou, respektive připraveností firemních systémů.

Praxe ukazuje, že čím menší firma je, tím méně pozornosti infrastruktuře věnuje. IT zkrátka nějak běží, stará se o něj pár lidí, a dokud funguje, zůstává mimo pozornost vedení. Místo aby se IT budovalo systematicky, řeší se požadavky byznysu náborem dalších lidí. Ve firmách, které vlastní IT nemají, zase často chybí vůle ke schvalování vysokých investic na jeho obměnu. Proces navíc ztěžuje byrokracie a složité interní procesy. Zaměstnanci i nižší management problémy vidí, ale nemají potřebnou autoritu ani nástroje, aby je vyřešili nebo protlačili změnu. Navzdory tomu, že nové řešení může zefektivnit nejen dané oddělení, pobočku, ale i celou organizaci.

Nenechte to zajít tak daleko

Přestože některé firmy již využívají cloudová řešení, CRM systémy nebo e-commerce platformy, jejich IT infrastruktura často není plně integrovaná. To způsobuje, že jednotlivé systémy fungují izolovaně, což zvyšuje zranitelnost firmy vůči výpadkům, systémovým haváriím a bezpečnostním incidentům. Firma totiž dostatečně neinvestovala do stabilní a flexibilní infrastruktury, vedení neřešilo klíčové otázky jako byznys kontinuita nebo disaster recovery.

Problém nastává ve chvíli, kdy firma chce optimalizovat provoz, implementovat technologie jako cloud, AI, automatizaci nebo edge computing. Narazí na to, že její technologická infrastruktura už není dostatečně flexibilní, aby podporovala růst. Nevyhovuje po stránce softwarové, hardwarové nebo legislativní. I když firma stále funguje, její „podvozek“ je zastaralý a přetížený. Neutěšený stav nikdo neřeší, dokud nenastane havárie nebo audit. V ten moment se ukáže, že rozšiřování systému, expanze ani vytoužený růst se nekoná.

Jak poznat zastaralý IT podvozek

Podvozkem IT infrastruktury se míní základní technická struktura, na které celé IT firmy „jezdí“, podobně jako auto na podvozku. Je klíčový pro správné fungování a rozvoj celé firmy. Pokud je podvozek zastaralý, tedy jde o tzv. legacy systém, firma stále funguje, ale její systémy se těžko rozšiřují, propojují či udržují. Chybí například zálohování, cloudové řešení nebo často dochází k výpadkům.

Rozpočtové tlaky jsou dalším faktorem – podle analýz přes 50 % průměrného IT rozpočtu firem padne na udržování stávajících (často legacy) systémů, zatímco do nových investic míří jen 19–28 % prostředků. Tato nerovnováha pak znemožňuje firmám inovovat, což je klíčové pro růst a konkurenceschopnost.

Například analýza Deloitte zjistila, že malé a střední firmy využívající cloudové technologie dosahují v průměru o 21 % vyššího zisku a rostou o 26 % rychleji než jejich vrstevníci, kteří cloud nevyužívají. K modernizaci IT také firmy vede potřeba zlepšovat zákaznickou zkušenost – téměř polovina podniků uvádí, že právě zvyšování spokojenosti zákazníků bylo hlavním impulsem pro start digitální transformace. Zavedli například moderní webové portály, e-commerce platformy nebo mobilní aplikace, což jim umožnilo zůstat konkurenceschopnými a reagovat na potřeby trhu.

Modernizace čeká tak trochu všechny

Evropská unie si stanovila v rámci iniciativy „Digitální desetiletí“ cíl, že do roku 2030 dosáhne alespoň základní úrovně digitální vyspělosti 90 % evropských malých a středních podniků. Evropské podniky čeká intenzivní období digitalizace. Tento proces bude podpořen nejen veřejnými programy, ale i významnými fondy, jako jsou prostředky z Národního plánu obnovy (NGEU) zaměřené na digitální transformaci v regionech střední a východní Evropy.

Analýza McKinsey ukazuje, že vyrovnání digitálního rozdílu mezi střední a východní Evropou a západní Evropou by mohlo přinést až 200 miliard eur dodatečného HDP do roku 2025. Tento obrovský potenciál růstu je silným argumentem pro firmy, které váhají s modernizací své infrastruktury.

Jak postupovat v případě havarijního IT?

Když narazíte na kritický stav IT infrastruktury, je důležité nezačínat hledat ideální řešení hned, ale soustředit se na pečlivou analýzu stavu. Jde o tenký led – nikdy nevíte, kdy systém může „rupnout“. Prvním krokem je identifikovat problémy a rizika, která hrozí. Tento proces musí vycházet z byznysového záměru, abychom pochopili vaše potřeby a nastavili strategii pro hladký přechod pod správu specialistů. Díky tomu nezačínáte od nuly, ale můžete se spolehnout na partnera, který už má zkušenosti s podobnými situacemi a ví, jak řídit přechod ke stabilitě.

Rozhodnete-li se vyřešit technologický dluh a modernizovat systémy, můžete očekávat nejen zlepšení procesů, ale i úspory a růst. U svého klienta Veacom jsme například dosáhli až 50% snížení administrativní zátěže v back office, což uvolnilo čas na strategické aktivity. Obchodníci a technici díky lepší organizaci a propojení dat zvýšili svou efektivitu o 20 %. Celková potřeba lidských zdrojů v administrativě klesla o 50 % a na dalších pozicích o 20 %. Tento krok vedl k rychlejším a přehlednějším procesům, což mělo přímý dopad na spokojenost zákazníků. Zlepšení komfortu pro zákazníky a zvýšení důvěryhodnosti firmy byly dalšími přínosy modernizace. Velkým přínosem byl i externí audit, který pomohl identifikovat oblasti pro další zefektivnění. Ukázalo se, že i malé změny mohou přinést obrovské výsledky v dlouhodobém horizontu.

I když vaše systémy mohou být v takzvané klinické smrti, stále je cesta, jak situaci zvládnout. Chce to ale změnit mindset a nebát se začít dělat věci jinak, přehodnotit stávající fungování celé firmy. Pozornost je nejprve třeba zaměřit na byznys, až potom na technické řešení. Je třeba najít odpověď na otázku, čeho chceme dosáhnout, co mají investice přinést a jak se odstraní stávající problémy. Teprve potom může přijít na řadu implementace trendy technologií a očekávaný pokrok.