Blog

Vše pro HR odborníky v Jira? Ano!

28. 5. 2019

HR balíček do Jira je plně konfigurovatelný, to znamená, že ho umíme ušít na míru, aby přesně zapadal do procesů a potřeb HR oddělení ve vaší firmě.

 

Jednou z mnoha oblastí, kde Atlassian produkty svou flexibilitou dokáží pokrýt potřebné procesy, je oblast personálního managementu resp. managementu lidských zdrojů – jinak řečeno „HR-ko“.

A tedy, ať už ve vaší firmě využíváte Atlassian produkty a rádi byste výhody použití rozšířily i na jiné týmy, nebo jste se s nimi ještě nesetkali, zbystřete pozornost. Přichystali jsme HR balíček – řešení pro řízení personálních aktivit, který usnadní:

  • evidovat uchazeče o volné pracovní pozice a zpřehlednit proces výběru zaměstnanců
  • nástup a odchod zaměstnanců – “Onboarding/Offboarding”
  • úvodní zaškolení a postupné vzdělávání zaměstnanců
  • evidovat talent a schopnosti zaměstnanců a jejich zlepšování
  • získat komplexní přehled prostřednictvím různých sestav a reportů

 

V následujících řádcích najdete stručný popis hlavní funkcionality HR balíčku.

HR modul v zkratce

 

 

Evidence uchazečů o volné pracovní pozice a proces výběru zaměstnanců

Kdekoliv na vaší webové stránce můžete umístit odkaz, ten uchazeče přesměruje na formulář, pomocí kterého projeví zájem o danou pracovní pozici. Uchazeč vyplní požadované údaje a přiloží životopis.

 

 

Po odeslání formuláře se v Jira vytvoří příslušný záznam ve formě Jira úlohy. Pracovníci HR oddělení jsou automaticky upozorněni emailem o novém uchazeči, případně najdou nový záznam v celkovém přehledu uchazečů na nástěnce.

 

 

Proces řízení úlohy (proces výběru zaměstnanců) má několik stavů. Příkladem jsou stavy „Manager Evaluation“ či „Interview“, které znamenají, že daný uchazeč je interně vyhodnocován odpovědným vedoucím, případně, že uchazeč byl pozván na interview. Všechny změny stavů jsou zaznamenány v systému.

 

 

Komunikace mezi uchazečem a HR oddělením probíhá prostřednictvím emailů. Uchazeč využívá svého emailového klienta. Zaměstnanec z HR oddělení však nemusí otevírat žádnou emailovou schránku – při potřebě zaslání emailu uchazeči mu stačí kliknout na příslušné tlačítko a napsat zprávu.

Veškerá komunikace včetně odpovědí od uchazeče je zaznamenána ve formě komentářů pod příslušnou úlohou.

 

 

V zájmu naplnění obecného nařízení na ochranu osobních údajů (GDPR) má HR oddělení možnost odstranit osobní údaje konkrétního uchazeče jedním kliknutím. Odstranění osobních údajů probíhá na pozadí i automaticky – po uplynutí předdefinované periody (např. Po šesti měsících). Samotná Jira úloha není vymazána (statistiky tedy nejsou dotčeny touto akcí), je anonymizována.

 

 

V případě úspěšného ukončení procesu výběru zaměstnance, pracovník HR oddělení uzavře roli akceptováním. Samozřejmě, úlohu lze uzavřít i zamítnutím – ať už ze strany HR nebo samotného uchazeče.

 

Nástup a odchod zaměstnanců – „Onboarding / Offboarding“

Pro každého nového zaměstnance je automaticky generován záznam ve formě Jira úlohy a ve formě Confluence stránky.

Na Confluence stránce si daný zaměstnanec může vyplnit svůj profil, nahrát fotografii atd. Také zde zaměstnanec najde seznam svých školení – ať už ty, které absolvoval nebo ty, co ho ještě čekají. Více o školeních si povíme později.

 

 

V Jira úloze jsou evidovány všechny důležité informace o zaměstnanci – jméno, firemní emailová adresa, nadřízený, atd.

Také jsou zde evidovány 3 data – kdy zaměstnanec nastupuje do zaměstnání, do kdy mu trvá zkušební doba a kdy začíná úvazek na dobu neurčitou. Tato data jsou důležité, protože nad nimi běží automatizace – stav úlohy se automaticky mění a vyjadřuje, jaké období pracovního poměru právě probíhá. V neposlední řadě, vše je propojené – takže jedním kliknutím se lze dostat na profilovou stránku v Confluence.

 

 

Víme, že při nástupu nových zaměstnanců je mnoho úkonů týkajících se přístupu a uživatelských účtů – proto jsme přichystali funkci, která výrazně usnadňuje tento proces. Po kliknutí na možnost „Access Request“ se vygenerují úlohy pro zadaní kolegy – aby se nezapomnělo na zřízení přístupových účtů.

Samozřejmě, pokrýt je možné i jiné nezbytné úkony vázající se na pracovní pozici, která zajistí, že vše potřebné bude pro nového zaměstnance předem připravené – mobilní telefon, notebook, firemní automobil nebo taková maličkost jakou je vlastní šálek. Lze tedy generovat požadavky do Jira Service Desk.

 

 

Automatizovat je možné i generování skriptů na přidání nového zaměstnance do LDAP (či jiných uživatelských databází). Výsledek akce „Generate Scripts“ je skript, který stačí spustit administrátorem LDAP.

 

 

Pro plánovaný odchod zaměstnance k určitému dni stačí vyplnit příslušné datumové pole. Následně, v zadaný den, se úloha automaticky překlopí do stavu, který označuje ukončený pracovní poměr. Profil v Confluence se archivuje.

 

Úvodní zaškolení a postupné vzdělávání zaměstnanců

Základem zaškolení nových zaměstnanců je LMS (Learning Management System) v Confluence.

Ve zkratce, sami si jednoduše vytvoříte úchvatné a přehledné kurzy v rámci Confluence. Není třeba instalovat samostatný LMS nebo bojovat s fúzemi více stránek do jednoho vzdělávacího programu.

Všechny školení (případně různé události), ať už se jedná o interní nebo externí, umožňuje námi připravený balíček evidovat v Jira ve formě Jira úloh. Eviduje se místo události, datum, typ této události, její náklady. Pro událost se automaticky vytvoří i příslušná stránka v Confluence – dají se sem připojit školicí materiály či různé jiné informace. Událost má určené organizátory (většinou jsou to manažeři či nadřízení), kteří přidávají účastníky (členové týmu, oddělení atd.).

 

 

Události / školení mají také své stavy. Během uzavření registrace účastníků se automaticky vygeneruje tzv. „EDU Task“ (vzdělávací úloha) pro každého plánovaného účastníka. V případě, že se zaměstnanec zúčastnil školení, na „EDU Task“ následně může vykázat čas strávený na školení, případně odeslat hodnocení daného školení.

 

 

Jak jsme již zmínili výše, vše je propojené – to znamená, že HR oddělení vidí všechny školení daného zaměstnance na jeho profilové stránce v Confluence nebo v jeho Jira úloze.

Evidování dovedností a schopností zaměstnanců a jejich zlepšování

Pro každého zaměstnance lze vytvořit kartu jeho schopností a znalostí – opět ve formě Jira úlohy. Evidují se schopnosti různého charakteru – jazykové, technické nebo tzv. soft skills.

 

 

Existující “kartu schopností” je možné kvartálně aktualizovat – historie se uchovává, tedy je možné sledovat vývoj schopností a dovedností.

Komplexní přehled prostřednictvím různých sestav a reportů

Všechna data, která jsme popsali výše, je možné analyzovat a vizualizovat přímo v Jira za pomoci aplikace eazyBI. Získáte tak přehled:

 

  • O uchazečích o pracovní pozice – seznam uchazečů, počet uchazečů na různé pozice…

 

 

  • O událostech a školeních – množství školení, ceny, seznam školení, agregovaný feedback od účastníků školení, …

 

 

  • O zaměstnancích a jimi absolvovaných školeních – zdali absolvovali alespoň jedno školení, případně kolik jich měli naplánovaných,…

 

 

  • O celkové počtu zaměstnanců – podle států a typu úvazku/stavu

 

 

  • O schopnostech zaměstnanců a jejich zlepšeních

 

 

Závěr

Představený balíček je plně konfigurovatelný, to znamená, že ho umíme ušít na míru, aby přesně zapadal do procesů a potřeb HR oddělení ve vaší firmě.

Balíček jsme vyvíjeli na základě reálných požadavků jednoho z našich klientů z průmyslové sféry. Klient potřeboval jednoduchým způsobem transparentně evidovat všechny školení svých zaměstnanců. Mnoho zaměstnanců potřebovalo ke své práci speciální technické školení a přeškolení, proto jsme přidali i funkcionalitu, která předem oznámí relevantním zaměstnancům a HR oddělení o blížící se expirací certifikátů.

Další motivací byla potřeba zjednodušit a zrychlit proces náboru nových zaměstnanců – od samotné evidence uchazečů až po úvodní zaškolení přijatých zaměstnanců a zajištění přístupů do různých systémů.

V neposlední řadě, klient si vyžadoval podrobně evidovat schopnosti svých zaměstnanců z důvodu efektivního využívání lidských zdrojů.

Klient je nadnárodní společnost a námi vyvinutou funkcionalitu HR balíčku využívají v pobočkách ve více zemích.

 

Brzy NA V!DĚNOU