Blog

Každá rastúca firma zákonite časom narazí na obmedzenia, ktoré vychádzajú z jej vlastnej digitálnej platformy. Systémy firmy sa rozšíria o e-shopy, interné systémy, portály pre partnerov či mobilné aplikácie. Počty užívateľov rádovo rastú a s nimi aj požiadavky na rozvoj a stabilitu. S tým, ako sa tieto platformy postupne rozširujú a integrujú, sa stáva ich údržba a hlavne rozvoj stále náročnejší – či už pre interné IT, alebo pre dodávateľskú firmu. 

Pokiaľ sa firma rozhodne vlastné kapacity nerozširovať, nastane spravidla bod zlomu – začne premýšľať nad novým partnerom, čím odštartuje náročný proces. Náročnejší o to viac, čím je jej systém komplexnejší. Takáto zmena síce vyžaduje dlhé prípravy a niekoľko nevyhnutných krokov, rozhodne ale nie je nemožná. Existuje niekoľko zásadných scenárov, v ktorých sa firma môže pri zmene dodávateľa ocitnúť. 

Klient spravidla uvažuje o zmene dodávateľa v dvoch prípadoch. Prvý z nich nastane v okamžiku, keď dodávateľ alebo interné IT nestíha zaisťovať požadované služby a uspokojovať požiadavky na rozvoj – či už kapacitne, alebo odborne. Tým druhým je potom strategicky nevýhodná pozícia firmy. Pokiaľ stávajúci dodávateľ systému nereaguje, nie je flexibilný alebo začal byť príliš drahý, je čas uvažovať o inom. Rovnako tak je zmena na mieste, pokiaľ sa firma dostane do vendor locku – teda keď sa stane absolútne závislou na produktoch, službách alebo know-how jedného dodávateľa.

 

Čím menší systém, tím jednoduchšia výmena

Obecne platí, že zmena dodávateľa v prípade menej komplexných a menších systémov je jednoduchšia. Je teda na mieste najskôr sa zamyslieť nad otázkou, či je váš systém možné zjednodušiť alebo dekomponovať na menšie, samostatne spracovateľné časti. Správa vhodne dekomponovaného systému je totiž omnoho jednoduchšia, lepšie riaditeľná a vo svojom výsledku sa zredukuje nebezpečenstvo vendor-locku. V rámci jedného systému či komponenty sa potom môžete zbaviť niektorých starostí, napríklad prechodom do cloudu – odpadne vám tak napríklad nutnosť spravovať hardware alebo operačný systém. 

Ďalej sa ocitnete pred voľbou, či mať jedného generálneho dodávateľa alebo viacerých menších. Jediný dodávateľ je pohodlnejším variantom, ľahko to však môže skončiť spomínaným vendor-lockom. Mať viacero dodávateľov zase často vedie ku sporom o zodpovednosť za rozhranie medzi systémami. 

Najskôr preto identifikujte kritické systémy pre vaše podnikanie a tým venujte zvláštnu pozornosť. V ich prípade si musíte udržať know-how, majte preto vždy niekoľko interných ľudí, ktorí im rozumejú a udržujú nad nimi dohľad. Pred vlastnou zmenou venujte čas dôkladnej analýze možností a hľadaní tej najoptimálnejšej cesty. S tým vám pomôže konzultačný partner, ktorý už také skúsenosti má a s procesom analýzy, rozhodovania a prípravy dokáže pomôcť.

 

Pripravte sa na prechod: zálohujte systém a upevňujte zmluvné vzťahy

Ešte pred prechodom k novému dodávateľovi je vhodné všetko dôkladne pripraviť a naplánovať. Zásadné je dopredu aktualizovať a doplniť si informácie o systéme. To znamená zaistiť so aktuálny architektonický prehľad systému, inštalačnú príručku, prevádzkovú príručku, konfiguráciu a heslá, prístupy do systémov tretích strán, odborné know-how produktu, popis dátových tokov a procesov. Vhodné je tiež vyexportovať históriu zmien systému a riešenie chýb. Ďalej je zásadné zálohovanie – mali by ste mať vytvorený a overený zálohovací plán – a to nielen dát, ale aj konfigurácie. Pokiaľ to aspoň trocha ide, upevnite či doplňte pred prechodom zmluvné vzťahy so stávajúcim dodávateľom. 

Na základe dodaných podkladov potom vytvorte paralelné testovacie prostredie – overíte tím kompletnosť dodaných informácii aj procesu zálohovania. To pomôže ako vám, tak aj novému dodávateľovi zoznámiť sa so systémom. Vďaka cloudu je možné naviac v dnešnej dobe jednoducho a rýchlo vytvoriť aj komplikované IT systémy – a vzápätí ich vypnúť či zase zmazať. 

Keď už máte vybraného nového dodávateľa, zaistite si, že nový zmluvný vzťah bude lepší než ten predchádzajúci. Novému dodávateľovi umožnite zoznámiť sa so systémom – na to je vhodné paralelné prostredie. Nechajte nového dodávateľa systém nainštalovať a vyskúšať si obnovenie dát. Pre zdarný priebeh zmeny si zaistite zmluvný vzťah na prechodné obdobie. Nový dodávateľ prevezme systém, pričom starý ešte po nejakú dobu poskytuje konzultácie a hotline, obvykle ako platenú službu.

 

Ako sa pripraviť do budúcna?

Kto už zmenou dodávateľa prechádzal, potvrdí, že mnohým problémom sa dá predísť vhodnou prípravou. Aby bol nabudúce prechod jednoduchší, hodí sa mať pripravené plány zmeny dodávateľa a jemu odpovedajúce zmluvné vzťahy. V zmluve by potom nemali chýbať presne definované merateľné parametre kvality – nielen systémové, ako sú napríklad dostupnosť a rýchlosť, ale aj ďalšie, ako sú kvalita dokumentácie či rýchlosť reakcie na požiadavky. 

Kvalitu je tiež potrebné pravidelne overovať, napríklad pri dokumentácii by ste mali pravidelne každý rok nainštalovať systém podľa príručky. Je vhodné zaistiť, aby pri zmenách systému došlo rovno aj k aktualizácii dokumentácie. Ku každému kritickému systému by ste mali mať vo firme aspoň dve zodpovedné osoby, ktoré sa v ňom vyznajú a dokážu všetky menované body skontrolovať. 

Ak zháňate nového dodávateľa, hľadajte takého, ktorému vyššie uvedené know-how nie je cudzie a nechýbajú mu skúsenosti s preberaním komplexných projektov. Každý projekt je totiž iný a potrebuje špecifický prístup. Už dávno neplatí, že preberať dielo po konkurencii je v IT biznise pasé. Správny dodávateľ by vás mal nielen previesť celým procesom, ale zároveň sa postarať o to, aby ste sa do rovnakej pasce nechytili druhýkrát

 

Karel Šredl, IT architect BOOTIQ