Všetko pre HR špecialistov v Jira a Confluence? Áno!

HR balíček pre Jiru je plne konfigurovateľný, čo znamená, že ho dokážeme prispôsobiť tak, aby presne zapadal do procesov a potrieb HR oddelenia vo vašej firme.

Jednou z mnohých oblastí, kde Atlassian produkty vďaka svojej flexibilite dokážu pokryť potrebné procesy, je oblasť personálneho manažmentu resp. riadenia ľudských zdrojov – inými slovami „HR“.

A teda, či už vo vašej firme využívate Atlassian produkty a radi by ste ich výhody rozšírili aj na ďalšie tímy, alebo ste sa s nimi ešte nestretli, započúvajte sa. Pripravili sme HR balíček – riešenie pre riadenie personálnych aktivít, ktoré uľahčí:

• zaznamenávať uchádzačov o voľné pracovné pozície a sprehľadniť proces výberu zamestnancov
• nástup a odchod zamestnancov – „Onboarding/Offboarding“
• úvodné zaškolenie a postupné vzdelávanie zamestnancov
• zaznamenávať schopnosti a zručnosti zamestnancov a ich rozvoj
• získať komplexný prehľad prostredníctvom rôznych zostáv a reportov

V nasledujúcich riadkoch nájdete stručný popis hlavnej funkcionality HR balíčka.

HR modul od Bootiq v skratke

Dôkazy uchádzačov o voľné pracovné pozície a proces výberu zamestnancov

Kdekoľvek na vašej webovej stránke môžete umiestniť odkaz, ktorý uchádzača presmeruje na formulár, pomocou ktorého prejaví záujem o danú pracovnú pozíciu. Uchádzač vyplní požadované údaje a priloží životopis.

Po odoslaní formulára sa v Jira vytvorí príslušný záznam vo forme Jira úlohy. Pracovníci HR oddelenia sú automaticky upozornení e-mailom o novom uchádzačovi, prípadne nájdu nový záznam v celkovom prehľade uchádzačov na nástenke.

Proces riadenia úlohy (proces výberu zamestnancov) má viac stavov. Príkladmi sú stavy „Manager Evaluation“ alebo „Interview“, ktoré znamenajú, že daný uchádzač je interné vyhodnocovaný zodpovedným manažérom, prípadne že uchádzač bol pozvaný na pohovor. Všetky zmeny stavov sú zaznamenané v systéme.

Komunikácia medzi uchádzačom a HR oddelením prebieha prostredníctvom e-mailov. Uchádzač využíva svoj e-mailový klient. Zamestnanec z HR oddelenia však nemusí otvárať žiadnu e-mailovú schránku – ak potrebuje poslať uchádzačovi e-mail, stačí kliknúť na príslušné tlačidlo a napísať správu. 

Všetka komunikácia vrátane odpovedí od uchádzača je zaznamenaná vo forme komentárov k príslušnej úlohe.

Záujem o splnenie všeobecného nariadenia o ochrane osobných údajov (GDPR) umožňuje oddeleniu HR odstrániť osobné údaje konkrétneho uchádzača jedným kliknutím. Odstránenie osobných údajov prebieha aj automaticky - po uplynutí preddefinovaného obdobia (napr. po šiestich mesiacoch). Samotná Jira úloha nie je vymazaná (štatistiky teda nie sú touto akciou dotknuté), je anonymizovaná.

V prípade úspešného ukončenia procesu výberu zamestnanca pracovník HR oddelenia uzavrie úlohu akceptovaním. Samozrejme, úlohu je možné uzavrieť aj zamietnutím - či už zo strany HR, alebo samotného uchádzača.

Nástup a odchod zamestnancov – „Onboarding/Offboarding“

Pre každého nového zamestnanca je automaticky generovaný záznam vo forme Jira úlohy a vo forme Confluence stránky.

Na Confluence stránke si daný zamestnanec môže vyplniť svoj profil, nahrať fotografiu atď. Tiež tu nájde zoznam svojich školení – či už tých, ktoré absolvoval, alebo tých, ktoré ho ešte čakajú. Viac o školeniach si povieme neskôr.

V Jira úlohe sú evidované všetky dôležité informácie o zamestnancovi – meno, firemná emailová adresa, nadriadený atď.

Sú tu tiež zaznamenané 3 termíny – kedy zamestnanec nastupuje do zamestnania, kedy mu trvá skúšobná doba a kedy začína pracovný pomer na dobu neurčitú. Tieto termíny sú dôležité, pretože nad nimi beží automatizácia – stav úlohy sa automaticky mení a vyjadruje, aké obdobie pracovného pomeru práve prebieha. V neposlednom rade je všetko prepojené – takže jedným kliknutím sa dá dostať na profilovú stránku v Confluence.

Vieme, že pri nástupe nových zamestnancov je veľa úkonov týkajúcich sa prístupov a užívateľských účtov – preto sme pripravili funkciu, ktorá výrazne uľahčuje tento proces.
Po kliknutí na možnosť „Access Request“ sa generujú úlohy pre zadaných kolegov – aby sa nezabudlo na zriadenie prístupových účtov.
Samozrejme je možné pokryť aj ďalšie nevyhnutné úkony spojené s pracovnou pozíciou, ktoré zabezpečia, že všetko potrebné bude pre nového zamestnanca predom pripravené – mobilný telefón, notebook, firemné auto alebo drobnosť, ako je vlastný hrnček. Dá sa teda generovať požiadavky do Jira Service Desk.

Automatizovať je možné aj generovanie skriptov pre pridanie nového zamestnanca do LDAPu (alebo iných užívateľských databáz). Výsledkom akcie „Generate Scripts“ je skript, ktorý stačí spustiť administrátorom LDAPu.

Pre plánovaný odchod zamestnanca k určitému dňu stačí vyplniť príslušné dátumové pole. Následne sa v zadaný deň úloha automaticky preklopí do stavu, ktorý označuje ukončený pracovný pomer. Profil v Confluence sa archivuje.

Úvodné zaškolenie a postupné vzdelávanie zamestnancov

Základom zaškolenia nových zamestnancov je LMS (Learning Management System) v Confluence. Tu si sami ľahko vytvoríte zaujímavé a prehľadné kurzy v rámci Confluence. Nie je potrebné inštalovať samostatný LMS alebo sa potýkať so zlučovaním viacerých stránok do jedného vzdelávacieho programu.

Všetky školenia (prípadne rôzne udalosti), či už interné alebo externé, umožňuje náš pripravený balíček evidovať v Jire vo forme Jira úloh. Eviduje sa miesto udalosti, dátum, typ tejto udalosti, jej náklady. Pre udalosť sa automaticky vytvorí aj príslušná stránka v Confluence – sem je možné pripojiť školiace materiály alebo rôzne ďalšie informácie.
Udalosť má určených organizátorov (väčšinou manažéri alebo nadriadení), ktorí pridávajú účastníkov (členovia tímu, oddelenia atď.).

Udalosti/školenia majú tiež svoje stavy. Po uzavretí registrácie účastníkov sa automaticky vygeneruje tzv. „EDU Task“ (vzdelávací úloha) pre každého plánovaného účastníka. V prípade, že sa zamestnanec školenia zúčastnil, môže následne do „EDU Task“ zaznamenať čas strávený na školení, prípadne odoslať hodnotenie danej školenia.

 

Ako sme už spomenuli vyššie, všetko je prepojené – to znamená, že HR oddelenie vidí všetky školenia daného zamestnanca na jeho profilovej stránke v Confluence alebo v jeho Jira úlohe.

Zaznamenávanie zručností a schopností zamestnancov a ich zlepšovanie

Pre každého zamestnanca je možné vytvoriť kartu jeho zručností a znalostí – opäť vo forme úlohy v Jire. Zaznamenávajú sa zručnosti rôzneho charakteru – jazykové, technické alebo tzv. soft skills.

Existujúcu „kartu schopností“ je možné štvrťročne aktualizovať – história sa uchováva, takže je možné sledovať vývoj schopností a zručností.

Komplexný prehľad prostredníctvom rôznych zostáv a reportov

Všetky údaje, ktoré sme opísali vyššie, je možné analyzovať a vizualizovať priamo v Jire pomocou aplikácie eazyBI. Získate tak prehľad:

• O uchádzačoch o pracovné pozície – zoznam uchádzačov, počet uchádzačov na rôzne pozície…

• O udalostiach a školeniach – počet školení, ich ceny, zoznam školení a súhrnná spätná väzba od účastníkov školení.

 

• O zamestnancoch a ich absolvovaných školeniach – či absolvovali aspoň jedno školenie, prípadne koľko z nich mali naplánovaných.

• O celkovom počte zamestnancov – podľa krajín a typu úväzku/stavu.

• O schopnostiach zamestnancov a ich zlepšovaní.

Záver

Predstavený balíček je plne konfigurovateľný, to znamená, že ho dokážeme prispôsobiť tak, aby presne zapadal do procesov a potrieb HR oddelenia vo vašej firme.

Balíček sme vyvíjali na základe reálnych požiadaviek jedného z našich klientov z priemyselnej sféry. Klient potreboval jednoduchým spôsobom transparentne evidovať všetky školenia svojich zamestnancov. Mnoho zamestnancov potrebovalo k svojej práci špeciálne technické školenia a preverenia, preto sme pridali aj funkcionalitu, ktorá predom upozorní príslušných zamestnancov a HR oddelenie na blížiacu sa expiráciu certifikátov.

Ďalšou motiváciou bola potreba zjednodušiť a urýchliť proces náboru nových zamestnancov – od samotnej evidencie uchádzačov až po úvodné zaškolenie prijatých zamestnancov a zabezpečenie prístupov do rôznych systémov.

V neposlednom rade klient požadoval podrobne evidovať schopnosti svojich zamestnancov z dôvodu efektívneho využívania ľudských zdrojov.
Klient je nadnárodná spoločnosť a našu vyvinutú funkcionalitu HR balíčka využívajú pobočky v viacerých krajinách.