Vše pro HR specialisty v Jira a Confluence? Ano!

Evidence uchazečů o volné pracovní pozice a proces výběru zaměstnanců

Kdekoli na vaší webové stránce můžete umístit odkaz, který uchazeče přesměruje na formulář, pomocí kterého projeví zájem o danou pracovní pozici. Uchazeč vyplní požadované údaje a přiloží životopis.

Po odeslání formuláře se v Jira vytvoří příslušný záznam ve formě Jira úlohy. Pracovníci HR oddělení jsou automaticky upozorněni e-mailem o novém uchazeči, případně najdou nový záznam v celkovém přehledu uchazečů na nástěnce.

Proces řízení úlohy (proces výběru zaměstnanců) má více stavů. Příkladem jsou stavy „Manager Evaluation“ či „Interview“, které znamenají, že daný uchazeč je interně vyhodnocován odpovědným manažerem, případně že uchazeč byl pozván na pohovor. Všechny změny stavů jsou zaznamenány v systému.

Komunikace mezi uchazečem a HR oddělením probíhá prostřednictvím e-mailů. Uchazeč využívá svého e-mailového klienta. Zaměstnanec z HR oddělení však nemusí otevírat žádnou e-mailovou schránku – pokud potřebuje poslat uchazeči e-mail, stačí kliknout na příslušné tlačítko a napsat zprávu. 

Veškerá komunikace včetně odpovědí od uchazeče je zaznamenána ve formě komentářů u příslušného úkolu.

V zájmu splnění obecného nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR) má HR oddělení možnost odstranit osobní údaje konkrétního uchazeče jedním kliknutím. Odstranění osobních údajů probíhá na pozadí také automaticky – po uplynutí předdefinovaného období (např. po šesti měsících). Samotná Jira úloha není vymazána (statistiky tedy nejsou touto akcí dotčeny), je anonymizována.

V případě úspěšného ukončení procesu výběru zaměstnance pracovník HR oddělení uzavře úlohu akceptováním. Samozřejmě, úlohu lze uzavřít také zamítnutím – ať už ze strany HR, nebo samotného uchazeče.

Nástup a odchod zaměstnanců – „Onboarding/Offboarding“

Pro každého nového zaměstnance je automaticky generován záznam ve formě Jira úkolu a ve formě Confluence stránky.

Na Confluence stránce si daný zaměstnanec může vyplnit svůj profil, nahrát fotografii apod. Také zde najde seznam svých školení – ať už těch, která absolvoval, nebo těch, která ho ještě čekají. Více o školeních si povíme později.

V Jira úloze jsou evidovány všechny důležité informace o zaměstnanci – jméno, firemní e-mailová adresa, nadřízený atd.

Jsou zde také zaznamenány 3 termíny – kdy zaměstnanec nastupuje do zaměstnání, do kdy mu trvá zkušební doba a kdy začíná pracovní poměr na dobu neurčitou. Tyto termíny jsou důležité, protože nad nimi běží automatizace – stav úlohy se automaticky mění a vyjadřuje, jaké období pracovního poměru právě probíhá. V neposlední řadě je vše propojené – takže jedním kliknutím se dá dostat na profilovou stránku v Confluence.

Víme, že při nástupu nových zaměstnanců je mnoho úkonů týkajících se přístupů a uživatelských účtů – proto jsme připravili funkci, která výrazně usnadňuje tento proces.
Po kliknutí na možnost „Access Request“ se vygenerují úkoly pro zadané kolegy – aby se nezapomnělo na zřízení přístupových účtů.
Samozřejmě je možné pokrýt i další nezbytné úkony spojené s pracovní pozicí, které zajistí, že vše potřebné bude pro nového zaměstnance předem připravené – mobilní telefon, notebook, firemní automobil či drobnost, jako je vlastní hrnek. Lze tedy generovat požadavky do Jira Service Desk.

Automatizovat je možné také generování skriptů pro přidání nového zaměstnance do LDAPu (či jiných uživatelských databází). Výsledkem akce „Generate Scripts“ je skript, který stačí spustit administrátorem LDAPu.

Pro plánovaný odchod zaměstnance k určitému dni stačí vyplnit příslušné datumové pole. Následně se v zadaný den úloha automaticky překlopí do stavu, který označuje ukončený pracovní poměr. Profil v Confluence se archivuje.

Úvodní zaškolení a postupné vzdělávání zaměstnanců

Základem zaškolení nových zaměstnanců je LMS (Learning Management System) v Confluence. Zde si sami snadno vytvoříte poutavé a přehledné kurzy v rámci Confluence. Není nutné instalovat samostatný LMS nebo se potýkat se slučováním více stránek do jednoho vzdělávacího programu.

Všechna školení (případně různé události), ať už se jedná o interní nebo externí, umožňuje námi připravený balíček evidovat v Jiře ve formě Jira úloh. Eviduje se místo události, datum, typ této události, její náklady. Pro událost se automaticky vytvoří také příslušná stránka v Confluence – lze sem připojit školicí materiály či různé další informace.
Událost má určené organizátory (většinou manažeři či nadřízení), kteří přidávají účastníky (členové týmu, oddělení atd.).

Události/školení mají také své stavy. Během uzavření registrace účastníků se automaticky vygeneruje tzv. „EDU Task“ (vzdělávací úkol) pro každého plánovaného účastníka. V případě, že se zaměstnanec školení zúčastnil, může následně do „EDU Task“ zaznamenat čas strávený na školení, případně odeslat hodnocení daného školení.

Jak jsme již zmínili výše, vše je propojené – to znamená, že HR oddělení vidí všechna školení daného zaměstnance na jeho profilové stránce v Confluence nebo v jeho Jira úkolu.

Evidování dovedností a schopností zaměstnanců a jejich zlepšování

Pro každého zaměstnance lze vytvořit kartu jeho dovedností a znalostí – opět ve formě Jira úkolu. Evidují se dovednosti různého charakteru – jazykové, technické nebo tzv. soft skills.

Existující „kartu schopností“ lze čtvrtletně aktualizovat – historie se uchovává, takže je možné sledovat vývoj schopností a dovedností.

Komplexní přehled prostřednictvím různých sestav a reportů

Všechna data, která jsme popsali výše, lze analyzovat a vizualizovat přímo v Jira pomocí aplikace eazyBI. Získáte tak přehled:

• O uchazečích o pracovní pozice – seznam uchazečů, počet uchazečů na různé pozice…

• O událostech a školeních – počet školení, jejich ceny, seznam školení a souhrnná zpětná vazba od účastníků školení.

• O zaměstnancích a jimi absolvovaných školeních – zda absolvovali alespoň jedno školení, případně kolik jich měli naplánovaných.

• O celkovém počtu zaměstnanců – podle zemí a typu úvazku/stavu.

• O schopnostech zaměstnanců a jejich zlepšování.

Závěr

Představený balíček je plně konfigurovatelný, to znamená, že jej dokážeme přizpůsobit tak, aby přesně zapadal do procesů a potřeb HR oddělení ve vaší firmě.

Balíček jsme vyvíjeli na základě reálných požadavků jednoho z našich klientů z průmyslové sféry. Klient potřeboval jednoduchým způsobem transparentně evidovat všechna školení svých zaměstnanců. Mnoho zaměstnanců potřebovalo ke své práci speciální technická školení a přezkoušení, proto jsme přidali i funkcionalitu, která předem upozorní příslušné zaměstnance a HR oddělení na blížící se expiraci certifikátů.

Další motivací byla potřeba zjednodušit a zrychlit proces náboru nových zaměstnanců – od samotné evidence uchazečů až po úvodní zaškolení přijatých zaměstnanců a zajištění přístupů do různých systémů.

V neposlední řadě klient požadoval podrobně evidovat schopnosti svých zaměstnanců z důvodu efektivního využívání lidských zdrojů.

Klient je nadnárodní společnost a námi vyvinutou funkcionalitu HR balíčku využívají pobočky ve více zemích.