Blog

Jak zajistit, aby se každému v týmu dostaly ty správné informace, díky kterým může adekvátně odvádět svou práci? A co informace o směřování týmu a firmy? Jak jsme na to šli my v našem Blueberry Mkt týmu se dozvíte v následujících pár řádcích.

 

Komunikace informací směrem od klienta na projektový tým

Základní směr předávání informací je veden od klienta k projektovému týmu. Jedná se tedy o informace o všem, co se děje na straně klienta — stav jeho podnikání, jak se mění tržní situace a nebo například jaké činnosti chce dále realizovat, apod. Nezbytnými informacemi jsou také například reálné dopady činností realizovaných v online na aktivity v offline prostředí. Zkrátka veškeré informace, které je potřeba sdílet, aby agentura dostatečně pochopila klienta a jeho podnikání a mohla mu tak co nejlépe pomoci. Tyto informace se do týmu nejčastěji dostávají přes account managera či skrze specialistu, který má na starosti přímou komunikaci s klientem. O tom, jaký způsob zajištění komunikace zvolit se můžete dočíst v mém předchozím krátkém článku o různých modelech komunikace mezi klientem a agenturou.

Svolejte svůj tým na pravidelný standup!

Informace od klienta je potřeba předávat na pravidelné bázi a pokud možno skrze pravidelné schůzky celého projektového týmu. Celý tým by měl být přítomen i v případě, že se řeší třeba jedna konkrétní oblast, například PPC kampaně, a to z důvodu synergie jednotlivých nástrojů. U nás těmto schůzkám říkáme standupy (převzato ze SCRUM metodiky) a realizujeme je dle potřeby. Nicméně většinou platí, že v případě nových projektů a jejich startování realizujeme standupy dvakrát týdně, u projektů na kterých již nějakou dobu pracujeme, stačí většinou jednou týdně. Schůzka by měla být krátká, maximálně na patnáct minut, a složitější témata a problémy, které jsou časově náročnější, by se měli řešit separátně. Na této schůzce dostane postupně slovo každý člen týmu. V krátkosti zmíní, na čem pracoval, na čem bude pracovat a jestli se vyskytly nějaké problémy. Nebo naopak pokud je něco, s čím by se rád pochlubil a celkově pokud má informace, které by rád sdělil ostatním. Cílem těchto schůzek je nejenom informovanost týmu, ale také předcházení případným problémům či včasná identifikace možných příležitostí.

Když chce každý vědět všechno — sdílení informací napříč týmem

Díky dotazníkům spokojenosti, které každý kvartál necháváme všechny napříč firmou vyplnit, jsme identifikovali potřebu jednotlivých členů týmu, být informováni nejen o dění na jednotlivých projektech či klientech, ale také obecně o dění v marketingovém týmu, ostatních odděleních a o celkovém směřování Blueberry.

Na základě těchto podnětů jsme vytvořili dvě platformy, které nám pomáhají udržovat lepší informovanost týmu, včasnější předcházení možným problémům a lepší kontrolu nad probíhajícími aktivitami.

Jednou z nich je Roadmapa a na ní navazující meetingy. Jedná se o jednoduchý dokument s výčtem všech našich aktuálních klientů s uvedením jejich současného stavu, v jakém se nyní nacházejí, tedy jestli řešíme obchodní domluvu nebo již například realizujeme standardní měsíční správu nástrojů, jaké aktivity spolupráce pro ně realizujeme a jaký je aktuální poměr mezi zaplacenými a již využitými hodinami.

Dvakrát týdně se v celém týmu sejdeme a postupně projdeme všechny klienty, a podobně jako na standupu, jejich Account manager/Stratég v krátkosti shrne současný stav, případně problémy či příležitosti, stav poměru hodin a plnění KPI. Případné problémy se již řeší mimo Roadmap schůzku v rámci jednotlivých projektových týmů. Tento meeting by neměl zabrat více než půl hodiny, standardně se vejdeme do 15 minut.

Dalším prostorem pro sdělování informací, které se do jiných formátů nevejdou nebo nehodí, je neformální Marketingová snídaně, kterou realizujeme většinou jednou za měsíc, dle potřeby pak dvakrát do měsíce. Na tomto setkání je prostor primárně pro informace o směřování celé firmy a oddělení, novinky, které se přímo týkají týmu a obecně pro informace, které se řeší na úrovni leadershipu. Zároveň je zde prostor pro kohokoliv, kdo má cokoliv ke sdílení ostatním.

Díky výše zmíněným krokům a procesům se nám daří udržovat nejen potřebnou informovanost pro odvádění práce, na kterou jsme pyšní a dokážeme se za ní postavit, ale také spokojenost jednotlivých členů týmu. Dovolím si tvrdit, že žádný systém, stejně jako tento, není dokonalý a proto na výjimečné situace reagujeme operativně a vždy myslíme na sdílení poučení, které jsme si z nich odnesli a jejich případné zapracování do již nastavených procesů.

Štěpán Osoha