Vše o projektovém řízení v Jira

Řízení projektů v Jira? Žádný problém! Už dávno neplatí, že Jira je „jen“ tiketovací nástroj. V dnešním blogu se podíváme na možnosti projektového managementu v Jira. Začneme však esencí projektového managementu jako takového – co je to tedy projekt a projektový management?

Projekt

• je sada činností a procesů
• má za cíl zavést, vytvořit nebo změnit něco konkrétního
• je jedinečný, nejedná se o pravidelnou činnost
• má stanovený počáteční a konečný termín
• zohledňuje omezení ve formě času, nákladů a různých zdrojů

Každý projekt je jedinečný, přesto však mohou mít různé projekty mnoho společného – například projektové fáze, způsob řízení, definice procesů atd.

Projektový management

• je řízení sady činností a procesů = řízení projektů
• má za úkol dosáhnout všech cílů a úkolů vyplývajících z projektů
• optimalizuje a efektivně řídí činnosti
• je na mezinárodní úrovni zkoumán a rozebírán různými specializovanými organizacemi, které definují standardy a metodiky řízení projektů
• je možné vykonávat pomocí nástrojů a softwarů

Jedním z představitelů nástrojů pro řízení projektů je Jira.

Řízení projektů v Jira

V závislosti na zvolené metodice řízení projektů Jira již ve standardní konfiguraci pokrývá potřeby jednoduchého projektového managementu. Umožňuje vytváření a přiřazování úkolů, nastavování jejich termínů, sledování jejich plnění a další. Specifické procesy je možné implementovat do podoby Jira workflow, tzn. definují se možné stavy pro dané úkoly či činnosti. Více projektů může být následně řízeno stejnými procesy (existující Jira projekt může sloužit jako šablona pro nový projekt).

Přehled úloh – stav vs. řešitel (Jira gadget na Jira dashboardu), příklad Jira workflow.

Jira Software nabízí jako krabicové řešení řízení projektů agilní metodou (Scrum, Kanban, Kanplan), jelikož obsahuje nadstavbu agilních boardů. Jedná se převážně o projekty týkající se vývoje softwaru, ale agilně lze v Jira řídit i projekty mimo IT sféru.

Scrum board a backlog v Jira

Při práci na projektu je důležitá také komunikace mezi členy projektového týmu – Jira tuto úlohu zvládá na výbornou – komentování úloh spolu s tzv. @-mention zajistí, že každá důležitá informace se dostane ke správnému zaměstnanci a nezůstane zapomenutá v e-mailových vláknech. Možnost sledovat konkrétní úlohu a dostávat tak všechna upozornění, která se jí týkají, je už jen třešničkou na dortu.

Netřeba zapomenout, že díky flexibilitě nástroje Jira je možné mnoho věcí nakonfigurovat – různé atributy/pole, stavy, přechody, automatizace, oprávnění a notifikace…

V případě potřeby dokumentace daného projektu nastupuje na scénu Confluence – samostatný (ale s Jirou plně integrovatelný) wiki nástroj od Atlassianu.

Příklad možné šablony v Confluence a příklad Confluence prostoru, který se může týkat jednoho nebo více projektů či zaměstnance.

Jira aplikace pro projektový management

Samozřejmě, projektový management není jen o definování úkolů a jejich sledování. Je to komplexní téma, které je ve své podstatě pevně provázané celou firmou či organizací. Zahrnuje potřeby jako schopnost plánování kroků a definování milníků, možnost evidence vynaložené práce (celkově i po jednotlivých položkách), či podrobné plánování a evidenci rozpočtu a nákladů. Ve středních a větších firmách se nesetkáváme pouze s projektovým managementem, zde už můžeme hovořit také o portfolio a program managementu. Také se zde všechny projekty neřídí jednou a tou samou metodikou.

Na Atlassian Marketplace platformě je množství Jira aplikací týkajících se projektového managementu. Různé aplikace se navzájem mohou doplňovat, na druhou stranu mohou být v některých případech redundantní. V odstavcích níže si v krátkosti představíme jedny z nejoblíbenějších Jira aplikací pro projektový management, které používají i velké známé firmy a nadnárodní organizace (SONY, Volkswagen, EA, Disney, LG, HP, NASA, BOSCH, SIEMENS, Panasonic, Virgin, TESLA…).

Upozornění: některou funkcionalitu je možné dosáhnout v Jira také vytvořením nových issue typů a příslušných workflow a polí, či vytvořením specifických filtrů a dashboardů – příkladem může být evidence milníků či rizik. Některé Jira aplikace mohou danou funkcionalitu zapouzdřit a nabízet ji jako hotové řešení. Ne vždy je však nutné sáhnout po Jira appce, někdy stačí „pohrát si“ s možnostmi Jira.

BigGantt, BigPicture a BigPicture Enterprise

Častým požadavkem při řízení projektů metodou Waterfall je Ganttův diagram. Zavedeným hráčem v této oblasti je Microsoft Project. Jira aplikace BigGantt – Gantt Chart for Jira (nebo alternativa WBS Gantt-Chart for Jira) nabízí Ganttův diagram v Jira, v podobném stylu jako MS Project. Obrovskou výhodou je integrace s Jira, tzn. úkoly naplánované v Ganttu je možné přiřadit konkrétním zaměstnancům. Následně je možné generovat různé reporty zobrazující stav plnění identifikovaných úkolů. Samozřejmostí jsou také funkce jako výpočet kritické cesty, zapamatování tzv. baseline či vytvoření závislostí mezi úkoly.

BigGantt Ganttův diagram v Jira. Všimněte si, že v levé sekci je zobrazena tzv. WBS (Work Breakdown Structure) a v pravé samotný Ganttův diagram.

BigGantt (také WBS Gantt) pokrývá i zjednodušený management lidských zdrojů – pro manažera poskytuje důležitý pohled na kapacitu a alokaci členů jeho projektového týmu.

Jira aplikace BigPicture – Project Management & PPM ve srovnání s aplikací BigGantt obsahuje další moduly, nejen Ganttův diagram (+ další jiné možnosti). Umožňuje například zobrazit identifikovaná rizika v matici – Risk Matrix.

V neposlední řadě, v případě řízení projektů agilním způsobem nabízí BigPicture další dva pohledy – Board a Roadmap.

Modul Board zobrazuje sprinty ve sloupcích a týmy v řádcích, které na daném řešení spolupracují. V každé buňce se zobrazují všechny Jira úkoly, které jsou naplánované v daném sprintu pro daný tým. Board navíc obsahuje dva backlogy – jeden pro úkoly, které nejsou přiřazeny do žádného sprintu, a druhý pro úkoly, které jsou přiřazeny do sprintu, ale nejsou přiřazeny žádnému týmu.

Tento board pokrývá i potřeby tzv. Program Boardu během PI Planningu v případě řízení projektů metodikou SAFe (Scaled Agile Framework). Pro úplnost dodáváme, že SAFe je podporován v BigPicture Enterprise (rozšíření nad BigPicture). Základní verze BigPicture obsahuje pohled Board, ale každá kadence (iterace řešení) může obsahovat pouze jeden sprint. BigPicture Enterprise umožňuje, aby jedna kadence obsahovala více různých sprintů, což je potřeba u větších řešení, na kterých spolupracuje více týmů.

Roadmap modul umožňuje řídit cíle programového inkrementu – tento modul pokrývá potřeby metodologie SAFe. Ve srovnání s modulem Board se tento modul zaměřuje na plánování na vyšší úrovni (ne tedy na konkrétní úkoly) – co se plánuje v kterém programovém inkrementu (neřeší se, jak se toho má dosáhnout), je to vlastně analogie k cílům sprintu.

BigPicture Enterprise – modul Roadmap. Každý sloupec představuje jeden programový inkrement. V rámci každého programového inkrementu jsou definovány cíle (objectives).

Tempo Timesheets, Tempo Budgets a Tempo Planner

Každá aplikace z této trojice se zaměřuje na jinou část (nejen) projektového managementu, ale spolupracují za účelem maximální transparentnosti a efektivity v řízení projektů (portfolia projektů či programů). V případě použití všech tří aplikací získáte kompletní řešení spolupráce zaměstnanců, plánování (nejen) lidských zdrojů, řízení projektových rozpočtů a výkaznictví. Základním prvkem, který je sdílený všemi třemi aplikacemi, je Tempo Team. Tempo tým obsahuje členy, kteří mohou mít přiřazenou různou roli, hodinovou sazbu, pracovní dobu či rozvrh pracovních dní a svátků. Zajímavostí je, že Tempo tým (název, členové, pracovní doba…) je možné importovat/synchronizovat i do BigPicture Enterprise, tzn. tyto aplikace se dokáží doplňovat v určitých ohledech.

Tempo Timesheets je primárně určený k získání podrobného přehledu výkazů zaměstnanců. Zjednodušuje logování času pro zaměstnance a kontrolu pro nadřízené. Samozřejmostí je zajištění spolehlivých dat pro reporting, účetnictví a generování faktur klientům či zákazníkům. Tempo Timesheets poskytuje pohledy z různých úrovní – od nejpodrobnějších (kdo, kolik, kdy a za jakých okolností vykázal čas na jaký úkol, na jaké nákladové středisko, v kterém projektu…) až po souhrnné (kolik práce bylo vykázáno na projekt či nákladové středisko, jakým týmem).

Pohled pro týmového lídra – vidí, kdy a kolik času vykázal člen jeho týmu na kterou úlohu.

Pohled zaměstnance na svůj týden – v který den má naplánovanou jakou práci a kolik času vykázal.

Pohled na nákladové středisko – kolik času bylo vykázáno jednotlivcem v týmové roli + přepočet na základě sazby – podklad pro fakturaci.

Analýza vykázané práce daného týmu – kolik času lze fakturovat, kolik času se počítá do provozních nákladů.

Tempo Budgets umožňuje kontrolovat a plánovat projektové náklady, příjmy a tedy i zisk. Dále nabízí i řízení zdrojů. Jak už z názvu vyplývá, cílem je plánování a evidence rozpočtů (budgets) pro projekty. Projekty je možné hierarchicky uspořádat do portfolia či programu. Tímto způsobem lze sledovat rozpočet i na nejvyšší úrovni. Tempo Budgets jako jediná Jira aplikace umožňuje aplikování postupů analýzy dosažené hodnoty EVM (Earned Value Management).

Pohled na časový harmonogram tří projektů v daném programu.

Základní přehled „zdraví“ projektu v Tempo Budgets.

Pohled na projektový tým – včetně hodinových sazeb, které se promítnou do nákladů projektu na základě evidence daného zaměstnance při plnění úkolů.

Plánování práce na daném projektu v Tempo Budgets.

 

Evidence plánovaných a skutečných nákladů – CAPEX, OPEX i FINEX. Náklady je možné také nastavit jako automaticky opakující se (např. měsíční pronájem serverů apod.) a rovněž je importovat z CSV souborů.

Tempo Planner rozšiřuje možnosti plánování lidských zdrojů aplikace Tempo Budgets. Dokáže však fungovat i samostatně. Zaměřuje se na přímý a jednoduchý management týmů / lidských zdrojů – umožňuje rychle identifikovat dostupné členy týmu, kteří nejsou plně vytížení, případně přetížené nebo dlouhodobě přetěžované jednotlivce.

Dva různé pohledy na plánování týmu testerů v jednom a tom samém týdnu.

Portfolio for Jira

Jira aplikace Portfolio for Jira je přímo od Atlassianu. O této Jira aplikaci si povíme více v některém z následujících blogů.

Spoiler Alert

PS: Těšíme se na novinku ze světa Atlassian – Jira Align – tento produkt byl dříve známý pod názvem AgileCraft. V březnu 2019 Atlassian oznámil jeho koupi na blogu.

AgileCraft je označen jako lídr v oblasti Enterprise Agile plánovacích nástrojů (Gartner Magic Quadrant 04/2019). Zaměřuje se na škálování Agile – od týmové úrovně výše.