K čemu slouží Confluence a v čem se liší od Jira

Hledáte způsob, jak si zjednodušit vytváření a sdílení dokumentů, znalostí, vstupů a výstupů? Confluence pro vás bude ideálním řešením.

Confluence jako nástroj pro podporu týmové spolupráce

Každý tým, který závisí na efektivní spolupráci a poskytování služeb, hledá způsob, jak si zjednodušit a sjednotit vytváření a sdílení dokumentů, znalostí, vstupů a výstupů. Pro klienty, kteří takový nástroj hledají, je Confluence ideálním řešením.

Proč si vybrat Confluence jako nástroj pro spolupráci v rámci týmů?

Rychlé vytváření a správa obsahu

Obsah můžete vytvářet jednoduše „na klik“. Články lze rozdělit do struktur, různých typů obsahu a následně na ně aplikovat filtry/dashboardy, náhledy a vytvářet reporty. Confluence umožňuje tvorbu šablon na míru s předdefinovaným obsahem a formátováním.

Pro vybrané typy dokumentů jsou dostupné předpřipravené funkce navázané na typy dokumentů (znalostní báze, blogy, zápisy z porad, postupy, známé chyby, „how-to“ apod.).

Confluence umožňuje:

• fulltextové vyhledávání a filtrování na základě parametrů nebo obsahu,
• tvorbu štítků (labelů) a individuálně konfigurovatelných parametrů dokumentů,
• efektivní řízení, odkazování, vyhledávání a zobrazování obsahu napříč pracovními prostory.

Spolupráce při tvorbě obsahu

Obsah může upravovat více uživatelů současně online; přirozeně vzniká historie verzí včetně možnosti porovnání a detekce rozdílů mezi nimi.

Při revizích a schvalování dokumentů lze využít adresné komentáře včetně agendy související s jejich zpracováním (komentáře, odpovědi, stav vyřešení apod.).

Spolupráce v rámci týmů

Confluence není jen úložiště informací a dokumentů, ale také centrální místo pro řízení týmu, sdílení informací, distribuci novinek i formální dokumentace.

Využívá se jako komunikační nástroj pro sledování stavu projektů a aktivit, pro řízení důležitých událostí, jako centrální rozcestník a jako úložiště vzdělávacích i provozních dokumentů dostupných pro interní i externí uživatele.

• Pomocí zabudovaného kalendáře lze sledovat aktuální události a absence členů týmu.
• Díky úkolům v rámci jednotlivých dokumentů je možné zadávat úkoly a vyhodnocovat jejich plnění.
• Přes dashboardy a reporty lze aktivně řídit a sdílet informace uložené v Confluence.

S native integrací s Jira vzniká velmi silný nástroj pro řízení, správu, realizaci a dokumentaci jakýchkoli agend, procesů nebo služeb.

Pro Confluence existuje více než 1 000 rozšíření dostupných na Atlassian Marketplace, která výrazně rozšiřují funkce a možnosti využití Confluence (integrace s nástroji třetích stran, např. Teams, SharePoint, Google Drive apod., rozšířené formátování a design obsahu, exporty do vybraných formátů dokumentů a mnoho dalšího).

Dostupnost a bezpečnost

Confluence umožňuje řídit přístupy až na úroveň jednotlivých dokumentů a oddělit tak interní nebo citlivé informace od informací veřejných. Je dostupná ve verzi pro mobilní aplikace nebo v rozhraní webového prohlížeče a dá se, v závislosti na interních bezpečnostních pravidlech, distribuovat i veřejnosti.

Podle potřeb klienta je možné implementovat On-Premise (DataCenter) nebo cloud verzi Confluence.

Pro mnoho klientů je cloudová verze první volbou. Umožňuje rychlou a relativně levnou implementaci a rychlé využití bez nutnosti řešit vlastní IT infrastrukturu, a přitom rychle sdílet obsah v týmu nebo i veřejně.

Jira, nástroj pro řízení a realizaci (nejen) projektů

Confluence je výborný nástroj pro uchovávání a sdílení informací – umožňuje zaznamenat či vytvořit jakýkoli obsah spojený s agendou týmů. Tuto agendu je však třeba řídit a sledovat její realizaci. Vzniká potřeba zajistit jednoznačné a správné předávání mezi týmy a zajistit úplnost dodávky či výstupů.

V takovém případě se ke Confluence ve firmě přidává Jira – nástroj orientovaný na realizaci a řízení úkolů a procesů. Procesně orientované nástroje jsou velkým pomocníkem při digitalizaci či standardizaci postupů a agendy v rámci společnosti. Umožňují sledovat stavy, řídit a standardizovat průběh agendy a také nastavit jednoznačná a transparentní pravidla a postupy při jejich realizaci.

V Atlassian světě si mohou naši klienti vybírat mezi cloudovými a On-Premise (Data Center) produkty:

• Jira Software (JSW) – produkt určený pro jakoukoli agendu, kde je třeba dodržovat předepsané postupy, řídit a mít přehled o stavu dodávek či realizace, řídit zdroje, plánovat a mít přehled o projektech a službách a zajistit efektivní spolupráci mezi všemi účastníky procesu.
• Klienti si tuto možnost volí pro univerzálnost a široký rozsah funkcí zaměřených na řízení změn, procesů a projektů a také na zajištění efektivní dodávky služeb externím i interním klientům.
• JSW je první volbou pro řízení projektů; je pro ni připravena sada rozšíření tak, aby pokryla kompletní řadu potřeb projektových a delivery manažerů i všech fází projektového řízení:
• plánování a řízení projektů například pomocí Advanced Roadmaps,
• sledování stavu projektů a jejich reporting například pomocí Scrum a Kanban boardů,
• plánování a řízení lidských zdrojů například pomocí rozšíření Tempo,
• řízení a plánování akceptačních testů například pomocí rozšíření Xray,
• a mnoho dalších včetně integrací s nástroji třetích stran (např. pro business-oriented reporty pro management, finance, architekturu nebo HR).

• Jira Service Management (JSM) – produkt, který vznikl primárně na podporu řízení dodávky služeb. Původně byl vytvořen pro IT oblasti, dnes je však využíván napříč různými odvětvími a obsahuje unikátní funkce pokrývající široké spektrum potřeb pro zajištění kvalitních a úplných služeb.
• Klientský portál jako jednoduché rozhraní pro zadávání požadavků na služby a interakci mezi klientem a řešitelem.
• Konfigurační/Asset databáze (dostupná pro verze Data Center a Cloud Premium/Enterprise) umožňuje jednoduše a efektivně vytvořit a spravovat úplnou databázi aktiv včetně jejich propojení a využití v ticketech Jira (např. ICT infrastruktura, seznamy produktů, skladové zásoby, organizační struktury apod.).
• Podpora efektivní dodávky služeb např. prostřednictvím SLA ticketů, tvorba širokého spektra přehledů o stavu ticketů, jejich prioritách a detailech, integrace s Confluence jako znalostní a self-service základnou apod.

• Jira Work Management (JWM) – cloudová verze vhodná pro procesy, agendy a služby, které vyžadují komplexní a efektivní spolupráci napříč týmy.
  • Tato verze se často volí, když klient potřebuje mít přehled o agendě a službách a jejich stavech, jimiž procházejí více týmů; často se kombinuje s produkty JSW nebo JSM.
  • Ekonomicky výhodnější z hlediska ceny za jednotlivé licence.

Confluence a Jira, nerozlučný vztah a partnerství

Atlassian všechny své produkty integruje s cílem co nejefektivněji využít jejich schopnosti v rámci jednoho komplexního ekosystému.

Confluence je nástroj, který může zodpovědět otázky „kdo“, „kdy“, „kde“, „jak“ a „co“ pro jakoukoli agendu.

Jira dokáže prostřednictvím ticketů a řízeného workflow zajistit, že odpovědi na tyto otázky jsou prakticky realizovány.

• Confluence umí aktivně zobrazovat a aktivovat obsah z Jira – vytvářet tickety, zobrazovat přehledy a reporty z Jira v obsahu, logicky dělit typy agend a dokumentů podle projektů Jira.
• Z Jira mohou přímo, jedním kliknutím, vznikat v Confluence dokumenty založené na obsahu ticketů pomocí šablon (např. protokoly, Known-Error, Incident Resolution, User Guide nebo Self-Service Guide).
• Jira využívá obsah Confluence například jako:
  • „nápovědník“ pro řešitele při řešení ticketů (návody pro vyřizování uživatelských požadavků),
  • v JSM Customer Portálu může klientům zobrazovat nápovědy či články, které jim pomohou se zadáváním požadavků nebo získáním informací bez nutnosti kontaktovat řešitelské týmy,
  • jakýkoli článek Confluence lze navázat/připojit k ticketu v Jira a zajistit tak „jediné místo pravdy“ při sdílení podkladů nebo výstupů.

Jak mohou naši klienti využít Confluence a Jira?

Digitalizace

• Confluence – prostor pro základní analýzu a popis agendy, postupů, procesů, základních artefaktů, účastníků a metodiky.
• Jira – následně slouží jako nástroj, který „zajistí rozhraní mezi klientem a řešitelem“ a převádí se do jednoduchých a řízených kroků pro agendy, které se často opakují nebo vyžadují řízení, schvalování či správnou realizaci.

Projektový management

• Confluence – slouží k tvorbě a řízení projektové dokumentace, řízení a vytváření formálních výstupů a dokumentů (smlouvy, akceptační protokoly, nabídky apod.), řízení týmů (přehledy úkolů, zápisy z porad apod.) a sdílení i přenos informací napříč projektovým týmem a všemi účastníky projektů.
• Jira – řídí část nebo celý proces projektového řízení na různých úrovních (program, iniciativa, projekt, sprinty, úkoly, podúkoly apod.) včetně reportingu a plánování, řízení lidských zdrojů, rozpočtu, plnění časového plánu, řízení rizik apod.

„Změnový management / vývoj“ – začátek, analýza, vývoj, implementace, provoz

• Confluence – vznikají různé dokumenty související s tvorbou nových produktů nebo služeb: popis požadavků, analytické dokumenty, návrhy řešení, vývojová dokumentace, postupy a návody k implementaci, testovací scénáře a protokoly, uživatelské příručky, školicí materiály a provozní dokumentace.
• Jira – zajišťuje efektivní řízení a realizaci jednotlivých procesů životního cyklu změny: schvalování, realizaci analytických aktivit, předávání řízení subdodávek mezi odbornými týmy, plánování a řízení lidských zdrojů (plánování, alokace, využití, vykazování a vyhodnocení jejich využití) apod.

Podpora interních a externích zákazníků

• Confluence – je základním zdrojem návodů a podpůrných dokumentů a informací pro externí klienty (z veřejného prostoru, například zákazníky e-shopu), nebo interní klienty (například zaměstnance), jako jsou postupy, normy, self-servisní dokumenty a podobně.
• Jira – řeší publikační workflow dokumentů, nebo zobrazuje obsah Confluence například na portálu zákazníka podle vybraných typů požadavků, případně zobrazuje řešitelům postupy nebo best-practice řešení pro danou žádost/požadavek.

Standardizace / Formalizace

• Confluence – je často využívána jako centrální bod pravdy pro interní předpisy a normy, standardizaci a formální popsání vybrané oblasti v rámci společnosti.
• Jira – v Jira vznikají jednoduché schvalovací workflow na schválení nebo verifikaci těchto dokumentů, nebo se stává místem, kam jsou jednotlivé sformalizované agendy/procesy přesměrovány.

Školící a znalostní centrum

• Confluence – je využívána jako zdroj školících materiálů, elektronického vzdělávání, popisů, návodů. Nebo jako centrální úložiště znalostí, interních/externích článků, například pro marketing, lektory, mentory nebo týmy odpovědné za přenos znalostí a zkušeností.
• Jira – může být využita jako redakční systém nebo řídí stav certifikace, objednávky školení, přidělování úkolů a vzdělávání zaměstnanců a podobně.

Systém pro správu dokumentů

• Confluence – je využívána jako úložiště dokumentů, článků nebo jako rozcestník do externích nástrojů obsahujících řízené dokumenty. Confluence také slouží jako místo pro vytváření a spolupráci při tvorbě dokumentů, které jsou pak uloženy v Confluence nebo mají jiný životní cyklus mimo Confluence.
• Jira – často slouží jako klient Confluence, tedy využívá obsah Confluence ve svých pracovních postupech, nebo jsou zavedeny procesy pro řízení dokumentů a jejich životního cyklu. Obvykle zahrnuje schvalování a spolupráci při tvorbě dokumentů, případně komplexní redakční systém, který zajišťuje fáze od návrhu obsahu až po zveřejnění dokumentu. Může v ní být také řešen životní cyklus dokumentů, jako jsou pravidelné revize, aktualizace nebo řízení archivace dokumentů a podobně.

…a mnoho, mnoho dalších možností podle vašich potřeb a fantazie.