Všetko o projektovom riadení v Jira

Riadenie projektov v Jira? Žiadny problém! Už dávno neplatí, že Jira je „len“ tiketovací nástroj. V dnešnom blogu sa pozrieme na možnosti projektového manažmentu v Jira. Začneme však esenciou projektového manažmentu ako takého – čo je teda projekt a projektový manažment?

Projekt

• je súbor činností a procesov
• zamýšľa zaviesť, vytvoriť alebo zmeniť niečo konkrétne
• je jedinečný, nejedná sa o pravidelnú činnosť
• stanovuje počiatočný a konečný termín
• zohľadňuje obmedzenia vo forme času, nákladov a rôznych zdrojov

Každý projekt je jedinečný, napriek tomu však môžu mať rôzne projekty veľa spoločného – napríklad projektové fázy, spôsob riadenia, definície procesov atď. 

Projektový manažment

• je riadenie súboru činností a procesov = riadenie projektov
• zameriava sa na dosiahnutie všetkých cieľov a úloh vyplývajúcich z projektov
• optimalizuje a efektívne riadi činnosti
• je na medzinárodnej úrovni skúmaný a analyzovaný rôznymi špecializovanými organizáciami, ktoré definujú štandardy a metodiky riadenia projektov
• je možné vykonávať pomocou nástrojov a softvérov

Jedným z predstaviteľov nástrojov pre riadenie projektov je Jira.

Riadenie projektov v Jire

V závislosti na zvolenej metodike riadenia projektov Jira už vo štandardnej konfigurácii pokrýva potreby jednoduchého projektového manažmentu. Umožňuje vytváranie a priraďovanie úloh, nastavovanie ich termínov, sledovanie ich plnenia a ďalšie. Špecifické procesy je možné implementovať do podoby Jira workflow, tzn. definujú sa možné stavy pre dané úlohy či činnosti. Viac projektov môže byť následne riadených rovnakými procesmi (existujúci Jira projekt môže slúžiť ako šablóna pre nový projekt).

Prehľad úloh – stav vs. riešiteľ (Jira gadget na Jira dashboardu), príklad Jira workflow.

Jira Software ponúka ako krabicové riešenie riadenia projektov agilnou metódou (Scrum, Kanban, Kanplan), pretože obsahuje nadstavbu agilných boardov. Ide prevažne o projekty týkajúce sa vývoja softvéru, ale agilne je možné v Jira riadiť aj projekty mimo IT sféry.

Scrum board a backlog v Jira

Pri práci na projekte je dôležitá tiež komunikácia medzi členmi projektového tímu – Jira túto úlohu zvláda na výbornú – komentovanie úloh spolu s tzv. @-mention zabezpečí, že každá dôležitá informácia sa dostane k správnemu zamestnancovi a nezostane zabudnutá v e-mailových vláknach. Možnosť sledovať konkrétnu úlohu a dostávať tak všetky upozornenia, ktoré sa jej týkajú, je už len čerešničkou na torte.

Netreba zabudnúť, že vďaka flexibilite nástroja Jira je možné veľa vecí nakonfigurovať – rôzne atribúty/políčka, stavy, prechody, automatizácie, oprávnenia a notifikácie…

V prípade potreby dokumentácie daného projektu nastupuje na scénu Confluence – samostatný (ale s Jirou plne integrovateľný) wiki nástroj od Atlassianu.

Príklad možnej šablóny v Confluence a príklad Confluence priestoru, ktorý sa môže týkať jedného alebo viacerých projektov alebo zamestnanca.

Jira aplikácia pre projektový manažment

Samozrejme, projektový manažment nie je len o definovaní úloh a ich sledovaní. Je to komplexná téma, ktoré je v podstate pevne prepojené s celou firmou alebo organizáciou. Zahŕňa potreby ako schopnosť plánovania krokov a definovania míľnikov, možnosť evidencie vynaloženej práce (celkovo aj po jednotlivých položkách), alebo podrobné plánovanie a evidenciu rozpočtu a nákladov. Vo stredných a väčších firmách sa nestretávame len s projektovým manažmentom, tu už môžeme hovoriť aj o portfóliu a programe manažmentu. Tiež sa tu všetky projekty neriadia jednou a tou istou metodikou.

Na Atlassian Marketplace platforme je množstvo Jira aplikácií týkajúcich sa projektového manažmentu. Rôzne aplikácie sa navzájom môžu dopĺňať, na druhej strane môžu byť v niektorých prípadoch redundantné. V odstavcoch nižšie si v krátkosti predstavíme jedny z najobľúbenejších Jira aplikácií pre projektový manažment, ktoré používajú aj veľké známe firmy a nadnárodné organizácie (SONY, Volkswagen, EA, Disney, LG, HP, NASA, BOSCH, SIEMENS, Panasonic, Virgin, TESLA…).

Upozornenie: niektorú funkcionalitu je možné dosiahnuť v Jira aj vytvorením nových typov úloh a príslušných workflow a polí, alebo vytvorením špecifických filtrov a dashboardov – príkladom môže byť evidencia míľnikov alebo rizík. Niektoré Jira aplikácie môžu danú funkcionalitu zapúzdriť a ponúkať ju ako hotové riešenie. Nie vždy je však nutné siahnuť po Jira appke, niekedy stačí „pohrať si“ s možnosťami Jira.

BigGantt, BigPicture a BigPicture Enterprise

Častým požadavkem při riadení projektov metódou Waterfall je Ganttov diagram. Zavedeným hráčom v tejto oblasti je Microsoft Project. Jira aplikácia BigGantt – Gantt Chart for Jira (alebo alternatíva WBS Gantt-Chart for Jira) ponúka Ganttov diagram v Jira, v podobnom štýle ako MS Project. Obrovskou výhodou je integrácia s Jira, tzn. úlohy naplánované v Ganttovi je možné priradiť konkrétnym zamestnancom. Následne je možné generovať rôzne reporty zobrazujúce stav plnenia identifikovaných úloh. Samozrejmosťou sú tiež funkcie ako výpočet kritickej cesty, zapamätanie tzv. baseline alebo vytvorenie závislostí medzi úlohami.

BigGantt Ganttov diagram v Jira. Všimnite si, že v ľavej sekcii je zobrazená tzv. WBS (Work Breakdown Structure) a v pravej samotný Ganttov diagram.

BigGantt (tiež WBS Gantt) pokrýva aj zjednodušený manažment ľudských zdrojov – pre manažéra poskytuje dôležitý pohľad na kapacitu a alokáciu členov jeho projektového tímu.

Jira aplikácia BigPicture – Project Management & PPM v porovnaní s aplikáciou BigGantt obsahuje ďalšie moduly, nie len Ganttov diagram (+ ďalšie iné možnosti). Umožňuje napríklad zobraziť identifikované riziká v matici – Risk Matrix.

V neposlednom rade, v prípade riadenia projektov agilným spôsobom ponúka BigPicture ďalšie dva pohľady – Board a Roadmap

Modul Board zobrazuje sprinty vo stĺpcoch a tímy v riadkoch, ktoré na danom riešení spolupracujú. V každej bunky sa zobrazujú všetky Jira úlohy, ktoré sú naplánované v danom sprinte pre daný tím. Board navyše obsahuje dva backlogy – jeden pre úlohy, ktoré nie sú priradené do žiadneho sprintu, a druhý pre úlohy, ktoré sú priradené do sprintu, ale nie sú priradené žiadnemu tímu.

Tento board pokrýva aj potreby tzv. Program Boardu počas PI Planningu v prípade riadenia projektov metodikou SAFe (Scaled Agile Framework). Pre úplnosť dodávame, že SAFe je podporovaný v BigPicture Enterprise (rozšírenie nad BigPicture). Základná verzia BigPicture obsahuje pohľad Board, ale každá kadencia (iterácia riešenia) môže obsahovať len jeden sprint. BigPicture Enterprise umožňuje, aby jedna kadencia obsahovala viac rôznych sprintov, čo je potrebné pri väčších riešeniach, na ktorých spolupracuje viac tímov.

Roadmap modul umožňuje riadiť ciele programového inkrementu – tento modul pokrýva potreby metodológie SAFe. V porovnaní s modulom Board sa tento modul zameriava na plánovanie na vyššej úrovni (nie teda na konkrétne úlohy) – čo sa plánuje v ktorom programovom inkrementu (nevyrieši sa, ako sa toho má dosiahnuť), je to vlastne analógia k cieľom sprintu.

Tempo Timesheets, Tempo Budgets a Tempo Planner

Každá aplikácia z tejto trojice sa zameriava na inú časť (nielen) projektového manažmentu, ale spolupracujú za účelom maximálnej transparentnosti a efektivity v riadení projektov (portfólia projektov alebo programov). V prípade použitia všetkých troch aplikácií získate kompletné riešenie spolupráce zamestnancov, plánovania (nielen) ľudských zdrojov, riadenia projektových rozpočtov a účtovníctva. Základným prvkom, ktorý je zdieľaný všetkými tromi aplikáciami, je Tempo Team. Tempo tím obsahuje členov, ktorí môžu mať priradenú rôznu rolu, hodinovú sadzbu, pracovný čas alebo rozvrh pracovných dní a sviatkov. Zaujímavosťou je, že Tempo tím (názov, členovia, pracovný čas...) je možné importovať/synchronizovať aj do BigPicture Enterprise, tzn. tieto aplikácie sa dokážu dopĺňať v určitých ohľadoch.

Tempo Timesheets je primárne určený na získanie podrobného prehľadu výkazov zamestnancov. Zjednodušuje logovanie času pre zamestnancov a kontrolu pre nadriadených. Samozrejmosťou je zabezpečenie spoľahlivých údajov pre reporting, účtovníctvo a generovanie faktúr klientom alebo zákazníkom. Tempo Timesheets poskytuje pohľady z rôznych úrovní – od najpodrobnejších (kto, koľko, kedy a za akých okolností vykázal čas na akú úlohu, na aké nákladové stredisko, v ktorom projekte...) až po súhrnné (koľko práce bolo vykázané na projekt alebo nákladové stredisko, akým tímom).

Pohľad pre tímového lídra – vidí, kedy a koľko času vykázal člen jeho tímu na ktorú úlohu.

Pohľad zamestnanca na svoj týždeň – v ktorý deň má naplánovanú akú prácu a koľko času vykázal.

Pohľad na nákladové stredisko – koľko času bolo vykázané jednotlivcom v tímovej role + prepočet na základe sadzby – podklad pre fakturáciu.

Analýza vykázané práce daného tímu – koľko času je možné fakturovať, koľko času sa počíta do prevádzkových nákladov.

Tempo Budgets umožňuje kontrolovať a plánovať projektové náklady, príjmy a teda aj zisk. Ďalej ponúka aj riadenie zdrojov. Ako už z názvu vyplýva, cieľom je plánovanie a evidencia rozpočtov (budgets) pre projekty. Projekty je možné hierarchicky usporiadať do portfólia alebo programu. Týmto spôsobom je možné sledovať rozpočet aj na najvyššej úrovni. Tempo Budgets ako jediná Jira aplikácia umožňuje aplikovanie postupov analýzy dosiahnutej hodnoty EVM (Earned Value Management).

Pohľad na časový harmonogram troch projektov v danom programe.

Základný prehľad „zdravia“ projektu v Tempo Budgets.

Pohľad na projektový tím – vrátane hodinových sadzieb, ktoré sa premietnu do nákladov projektu na základe evidencie daného zamestnanca pri plnení úloh.

Plánovanie práce na danom projekte v Tempo Budgets.

 

Evidencia plánovaných a skutočných nákladov – CAPEX, OPEX i FINEX. Náklady je možné tiež nastaviť ako automaticky opakujúce sa (napr. mesačný prenájom serverov atď.) a rovnako je možné ich importovať z CSV súborov.

Tempo Planner rozširuje možnosti plánovania ľudských zdrojov aplikácie Tempo Budgets. Dokáže však fungovať aj samostatne. Zameriava sa na priamy a jednoduchý management tímov / ľudských zdrojov – umožňuje rýchlo identifikovať dostupných členov tímu, ktorí nie sú plne vyťažení, prípadne preťažení alebo dlhodobo preťažovaní jednotlivci.

Dva rôzne pohľady na plánovanie tímu testerov v jednom a tom istom týždni.

Portfólio pre Jira

Jira aplikácia Portfólio pre Jira je priamo od Atlassianu. O tejto Jira aplikácii si povieme viac v niektorom z nasledujúcich blogov.

Spoiler Alert

PS: Tešíme sa na novinku zo sveta Atlassian – Jira Align – tento produkt bol predtým známy pod názvom AgileCraft. V marci 2019 Atlassian oznámil jeho kúpu na blogu.

AgileCraft je označený ako líder v oblasti Enterprise Agile plánovacích nástrojov (Gartner Magic Quadrant 04/2019). Zameriava sa na škálovanie Agile – od tímovej úrovne vyššie.