PRERÁSTOL VÁM FIREMNÝ SYSTÉM CEZ HLAVU? NOVÝ DODÁVATEĽ UROBÍ PORIADOK, NO VYBERAJTE SI STAROSTLIVO

Každá rastúca firma nevyhnutne časom narazí na obmedzenia, ktoré vychádzajú z jej vlastnej digitálnej platformy. Systémy firmy sa rozšíria o e-shopy, interné systémy, portály pre partnerov alebo mobilné aplikácie. Počty používateľov rádovo rastú a s nimi aj požiadavky na rozvoj a stabilitu. Ako sa tieto platformy postupne rozširujú a integrujú, ich údržba a hlavne rozvoj sa stáva stále náročnejší – či už pre interné IT alebo pre dodávateľskú firmu. Ak sa firma rozhodne vlastné kapacity nezväčšovať, nastane zvyčajne bod zlomu – začne premýšľať o novom partnerovi, čím odštartuje náročný proces. Náročnejšie o to viac, ak je jej systém komplexnejší. Taká zmena síce vyžaduje dlhé prípravy a radu nevyhnutných krokov, rozhodne však nie je nemožná. Existuje niekoľko základných scenárov, v ktorých sa firma môže pri zmene dodávateľa ocitnúť.

Klient zvyčajne uvažuje o zmene dodávateľa v dvoch prípadoch. Prvý z nich nastane v okamihu, keď dodávateľ alebo interné IT nestíhajú zabezpečovať požadované služby a uspokojovať požiadavky na rozvoj – či už kapacitne alebo odborne. Tým druhým je potom strategicky nevýhodná pozícia firmy. Ak súčasný dodávateľ systému nereaguje, nie je flexibilný alebo začal byť príliš drahý, je čas uvažovať o inom. Rovnako je zmena na mieste, ak sa firma dostane do vendor locku – teda stane sa absolútne závislou na produktoch, službách alebo know-how jediného dodávateľa.

ČÍM MENŠÍ SYSTÉM, TÝM JEDNODUCHŠIA VÝMENA

Všeobecne platí, že zmena dodávateľa pri menej komplexných a menších systémoch je jednoduchšia. Preto je vhodné najskôr zamyslieť sa nad otázkou, či je váš systém možné zjednodušiť alebo dekomponovať na menšie, samostatne realizovateľné časti. Správa vhodne dekomponovaného systému je totiž oveľa jednoduchšia, lepšie riaditeľná a výsledkom je redukcia rizika vendor locku. V rámci jedného systému alebo komponenty sa tak môžete zbaviť niektorých starostí, napríklad prechodom do cloudu - odpadne vám tak potreba spravovať hardware alebo operačný systém.

Ďalej sa ocitnete pred voľbou, či mať jedného generálneho dodávateľa alebo viac menších. Jednotný dodávateľ je pohodlnejšou voľbou, no môže to ľahko skončiť spomínaným vendor lockom. Mať viac dodávateľov zase často vedie k sporom o zodpovednosť za rozhranie medzi systémami.

Najprv preto identifikujte systémy kritické pre vaše podnikanie a venovať im osobitnú pozornosť. Pri týchto systémoch musíte udržať know-how, preto vždy mali mať niekoľko interných ľudí, ktorí ich rozumejú a udržiavajú nad nimi dohľad. Pred samotnou zmenou venujte čas dôkladnej analýze možností a nájdeniu optimálnej cesty. S tým vám môže pomôcť konzultačný partner, ktorý už má také skúsenosti s procesom analýzy, rozhodovania a prípravy.

PRIPRAVTE SA NA PRECHOD: ZÁLOHUJTE SYSTÉM A UPEVNITE ZMLUVNÉ VZTAHY

Ešte pred prechodom k novému dodávateľovi je vhodné všetko dôkladne pripraviť a naplánovať. Zásadné je predom aktualizovať a doplniť si informácie o systéme. To znamená zabezpečiť si aktuálny architektonický prehľad systému, inštalačnú príručku, prevádzkovú príručku, konfiguráciu a heslá, prístupy do systémov tretích strán, odborné know-how produktu, popis dátových tokov a procesov. Vhodné je tiež exportovať históriu zmien systému a riešenie chýb. Ďalej je zásadné zálohovanie – mali by ste mať vytvorený a overený zálohovací plán – a to nielen dát, ale aj konfigurácie. Ak to aspoň trochu ide, upevnite alebo doplňte pred prechodom zmluvné vzťahy so súčasným dodávateľom.

Na základe dodaných podkladov potom vytvorte paralelné testovacie prostredie – overíte tým kompletnosť dodaných informácií aj procesu zálohovania. To pomôže ako vám, tak novému dodávateľovi oboznámiť sa so systémom. Vďaka cloudu je navyše v dnešnej dobe ľahko a rýchlo vytvoriť aj komplikované IT systémy – a vzápätí ich vypnúť alebo zase zmazať. Keď už máte vybraného nového dodávateľa, zabezpečte, že nový zmluvný vzťah bude lepší ako ten predchádzajúci. Novému dodávateľovi umožnite oboznámiť sa so systémom – k tomu je práve vhodné paralelné prostredie. Nechajte nového dodávateľa systém nainštalovať a vyskúšať si obnovenie dát. Pre úspešný priebeh zmeny si zabezpečte zmluvný vzťah na prechodné obdobie. Nový dodávateľ prevezme systém, pričom starý ešte po nejaký čas poskytuje konzultácie a hotline, zvyčajne ako platenú službu.

AK SA PRIPRAVIŤ DO BUDÚCNOSTI?

Kto už prešiel zmenou dodávateľa, potvrdí, že mnohým problémom sa dá predísť vhodnou prípravou. Aby bol budúci prechod jednoduchší, hodí sa mať pripravené plány zmeny dodávateľa a k nim odpovedajúce zmluvné vzťahy. V zmluve by potom nemali chýbať presne definované merateľné parametre kvality, nielen systémové, ako sú napríklad dostupnosť, rýchlosť, ale aj ďalšie, ako je kvalita dokumentácie alebo rýchlosť reakcie na požiadavky.

Kvalitu je tiež potrebné pravidelne overovať, napríklad u dokumentácie by ste mali pravidelne každý rok nainštalovať systém podľa príručky. Je vhodné zabezpečiť, aby pri zmenách systému došlo rovno aj k aktualizácii dokumentácie. K každému kritickému systému by ste mali mať vo firme aspoň dve zodpovedné osoby, ktoré sa v ňom vyznajú, dokážu všetky uvedené body skontrolovať. Ak hľadáte nového dodávateľa, hľadajte takého, ktorému vyššie uvedené know-how nie je cudzie a nechýbajú mu skúsenosti s prevzatím komplexných projektov. Každý projekt je totiž iný a potrebuje špecifický prístup. Už dávno neplatí, že prevziať dielo po konkurencii je v IT biznise pasé. Správny dodávateľ by vás mal nielen previesť celým procesom, ale zároveň sa postarať o to, aby ste sa do rovnakej pasce nechytili druhý-krát.