Na čo slúži Confluence a v čom sa líši od Jiry

Hľadáte spôsob, ako si zjednodušiť vytváranie a zdieľanie dokumentov, znalostí, vstupov a výstupov? Confluence pre vás bude ideálnym riešením.

Confluence ako nástroj pre podporu tímovej spolupráce

Každý tím, ktorý závisí na efektívnej spolupráci a poskytovaní služieb, hľadá spôsob, ako si zjednodušiť a zjednotiť vytváranie a zdieľanie dokumentov, znalostí, vstupov a výstupov. Pre klientov, ktorí takýto nástroj hľadajú, je Confluence ideálnym riešením.

Prečo si vybrať Confluence ako nástroj pre spoluprácu v rámci tímov?

Rýchle vytváranie a správa obsahu

Obsah môžete vytvárať jednoducho „na kliknutie“. Články je možné rozdeliť do štruktúr, rôznych typov obsahu a následne na ne aplikovať filtre/dashboardy, náhľady a vytvárať reporty. Confluence umožňuje tvorbu šablón na mieru s preddefinovaným obsahom a formátovaním.

Pre vybrané typy dokumentov sú dostupné predpripravené funkcie naviazané na typy dokumentov (znalostná báza, blogy, zápisy z porád, postupy, známe chyby, „how-to“ atď.).

Confluence umožňuje:

• fulltextové vyhľadávanie a filtrovanie na základe parametrov alebo obsahu,
• tvorbu štítkov (labelov) a individuálne konfigurovateľných parametrov dokumentov,
• efektívne riadenie, odkazovanie, vyhľadávanie a zobrazovanie obsahu naprieč pracovnými priestormi.

Spolupráca pri tvorbe obsahu

Obsah môžu upravovať viacerí používatelia súčasne online; prirodzene vzniká história verzií vrátane možnosti porovnania a detekcie rozdielov medzi nimi.

Pri revíziách a schvaľovaní dokumentov je možné využiť adresné komentáre vrátane agendy súvisiacej s ich spracovaním (komentáre, odpovede, stav vyriešenia atď.).

Spolupráca v rámci tímov

Confluence nie je len úložisko informácií a dokumentov, ale aj centrálny bod pre riadenie tímu, zdieľanie informácií, distribúciu noviniek a formálnej dokumentácie.

Využíva sa ako komunikačný nástroj na sledovanie stavu projektov a aktivít, na riadenie dôležitých udalostí, ako centrálny rozcestník a ako úložisko vzdelávacích a prevádzkových dokumentov dostupných pre interných aj externých používateľov.

• Pomocou zabudovaného kalendára je možné sledovať aktuálne udalosti a absencie členov tímu.
• Vďaka úlohám v rámci jednotlivých dokumentov je možné zadávať úlohy a vyhodnocovať ich plnenie.
• Cez dashboardy a reporty je možné aktívne riadiť a zdieľať informácie uložené v Confluence.

S natívnou integráciou s Jira vzniká veľmi silný nástroj pre riadenie, správu, realizáciu a dokumentáciu akýchkoľvek agend, procesov alebo služieb.

Pre Confluence existuje viac ako 1 000 rozšírení dostupných na Atlassian Marketplace, ktoré výrazne rozširujú funkcie a možnosti využitia Confluence (integrácia s nástrojmi tretích strán, napr. Teams, SharePoint, Google Drive atď., rozšírené formátovanie a design obsahu, exporty do vybraných formátov dokumentov a mnoho ďalšieho).

Dostupnosť a bezpečnosť

Confluence umožňuje riadiť prístupy až na úroveň jednotlivých dokumentov a oddeliť tak interné alebo citlivé informácie od informácií verejných. Je dostupná vo verzii pre mobilné aplikácie alebo v rozhraní webového prehliadača a dá sa, v závislosti na interných bezpečnostných pravidlách, distribuovať aj verejnosti.

Podľa potrieb klienta je možné implementovať On-Premise (DataCenter) alebo cloud verziu Confluence.

Pre mnohých klientov je cloudová verzia prvou voľbou. Umožňuje rýchlu a relatívne lacnú implementáciu a rýchle využitie bez nutnosti riešiť vlastnú IT infraštruktúru, a pritom rýchlo zdieľať obsah v tíme alebo aj verejne.

Jira, nástroj pre riadenie a realizáciu (nie len) projektov

Confluence je vynikajúci nástroj na uchovávanie a zdieľanie informácií - umožňuje zaznamenať alebo vytvoriť akýkoľvek obsah spojený s agendou tímov. Túto agendu však treba riadiť a sledovať jej realizáciu. Vzniká potreba zabezpečiť jednoznačné a správne prenášanie medzi tímami a zabezpečiť úplnosť dodávky alebo výstupov.

V takom prípade sa k Confluence vo firme pridáva Jira - nástroj zameraný na realizáciu a riadenie úloh a procesov. Procesne orientované nástroje sú veľkým pomocníkom pri digitalizácii alebo štandardizácii postupov a agendy v rámci spoločnosti. Umožňujú sledovať stavy, riadiť a štandardizovať priebeh agendy a tiež nastaviť jednoznačné a transparentné pravidlá a postupy pri ich realizácii.

V Atlassian svete si môžu naši klienti vyberať medzi cloudovými a On-Premise (Data Center) produktmi:

• Jira Software (JSW) - produkt určený pre akúkoľvek agendu, kde je potrebné dodržiavať predpísané postupy, riadiť a mať prehľad o stave dodávok alebo realizácie, riadiť zdroje, plánovať a mať prehľad o projektoch a službách a zabezpečiť efektívnu spoluprácu medzi všetkými účastníkmi procesu.
• Klienti si túto možnosť volia pre univerzálnosť a široký rozsah funkcií zameraných na riadenie zmien, procesov a projektov a tiež na zabezpečenie efektívnej dodávky služieb externým aj interným klientom.
• JSW je prvou voľbou pre riadenie projektov; je pre ňu pripravená sada rozšírení tak, aby pokryla kompletnú radu potrieb projektových a delivery manažérov a všetkých fáz projektového riadenia:
• plánovanie a riadenie projektov napríklad pomocou Advanced Roadmaps,
• sledovanie stavu projektov a ich reporting napríklad pomocou Scrum a Kanban boardov,
• plánovanie a riadenie ľudských zdrojov napríklad pomocou rozšírenia Tempo,
• riadenie a plánovanie akceptačných testov napríklad pomocou rozšírenia Xray,
• a mnoho ďalších vrátane integrácií s nástrojmi tretích strán (napríklad pre business-oriented reporty pre manažment, financie, architektúru alebo HR).

• Jira Service Management (JSM) – produkt, ktorý vznikol primárne na podporu riadenia dodávky služieb. Pôvodne bol vytvorený pre IT oblasti, dnes je však využívaný naprieč rôznymi odvetviami a obsahuje unikátne funkcie pokrývajúce široké spektrum potrieb pre zabezpečenie kvalitných a úplných služieb.
• Klientský portál ako jednoduché rozhranie pre zadávanie požiadaviek na služby a interakciu medzi klientom a riešiteľom.
• Konfiguračná/Asset databáza (dostupná pre verzie Data Center a Cloud Premium/Enterprise) umožňuje jednoducho a efektívne vytvoriť a spravovať úplnú databázu aktív vrátane ich prepojení a využitia v tiketoch Jira (napr. ICT infraštruktúra, zoznamy produktov, skladové zásoby, organizačné štruktúry atď.).
• Podpora efektívnej dodávky služieb napr. prostredníctvom SLA tiketov, tvorba širokého spektra prehľadov o stave tiketov, ich prioritách a detailoch, integrácia s Confluence ako znalostnou a self-service základňou atď.

• Jira Work Management (JWM) – cloudová verzia vhodná pre procesy, agendy a služby, ktoré vyžadujú komplexnú a efektívnu spoluprácu naprieč tímami.
  • Táto verzia sa často volí, keď klient potrebuje mať prehľad o agende a službách a ich stavoch, cez ktoré prechádzajú viac tímov; často sa kombinuje s produktmi JSW alebo JSM.
  • Ekonomicky výhodnejšia z hľadiska ceny za jednotlivé licencie.

Confluence a Jira, nedeliteľný vzťah a partnerstvo

Atlassian integruje všetky svoje produkty s cieľom čo najefektívnejšie využiť ich schopnosti v rámci jedného komplexného ekosystému.

Confluence je nástroj, ktorý môže zodpovedať otázky „kto“, „kedy“, „kde“, „ako“ a „čo“ pre akúkoľvek agendu.

Jira dokáže prostredníctvom tiketov a riadeného workflow zabezpečiť, že odpovede na tieto otázky sú prakticky realizované.

• Confluence vie aktívne zobrazovať a aktivovať obsah z Jira – vytvárať tikety, zobrazovať prehľady a reporty z Jira v obsahu, logicky deliť typy agend a dokumentov podľa projektov Jira.
• Z Jira môžu priamo, jedným kliknutím, vznikať v Confluence dokumenty založené na obsahu tiketov pomocou šablón (napr. protokoly, Known-Error, Incident Resolution, User Guide alebo Self-Service Guide).
• Jira využíva obsah Confluence napríklad ako:
  • „nápovedník“ pre riešiteľov pri riešení tiketov (návody pre vybavovanie užívateľských požiadaviek),
  • v JSM Customer Portálu môže klientom zobrazovať návody alebo články, ktoré im pomôžu so zadávaním požiadaviek alebo získaním informácií bez nutnosti kontaktovať riešiteľské tímy,
  • akýkoľvek článok Confluence je možné naviazať/pripojiť k tiketu v Jira a zabezpečiť tak „jediné miesto pravdy“ pri zdieľaní podkladov alebo výstupov.

Ako môžu naši klienti využiť Confluence a Jira?

Digitalizácia

• Confluence – priestor pre základnú analýzu a popis agendy, postupov, procesov, základných artefaktov, účastníkov a metodiky.
• Jira – následne slúži ako nástroj, ktorý „zabezpečí rozhranie medzi klientom a riešiteľom“ a prevedie sa do jednoduchých a riadených krokov pre agendy, ktoré sa často opakujú alebo vyžadujú riadenie, schvaľovanie alebo správnu realizáciu.

Projektový manažment

• Confluence – slúži na tvorbu a riadenie projektového dokumentácie, riadenie a vytváranie formálnych výstupov a dokumentov (zmluvy, akceptačné protokoly, ponuky atď.), riadenie tímov (prehľady úloh, zápisy z porád atď.) a zdieľanie a prenos informácií naprieč projektovým tímom a všetkými účastníkmi projektov.
• Jira – riadi časť alebo celý proces projektového riadenia na rôznych úrovniach (program, iniciatíva, projekt, sprinty, úlohy, podúlohy atď.) vrátane reportingu a plánovania, riadenia ľudských zdrojov, rozpočtu, plnenia časového plánu, riadenia rizík atď.

„Zmenový management / vývoj“ – začiatok, analýza, vývoj, implementácia, prevádzka

• Confluence – vznikajú rôzne dokumenty súvisiace s tvorbou nových produktov alebo služieb: popis požiadaviek, analytické dokumenty, návrhy riešení, vývojová dokumentácia, postupy a návody k implementácii, testovacie scenáre a protokoly, užívateľské príručky, školiace materiály a prevádzková dokumentácia.
• Jira – zabezpečuje efektívne riadenie a realizáciu jednotlivých procesov životného cyklu zmeny: schvaľovanie, realizáciu analytických aktivít, odovzdávanie riadenia subdodávok medzi odbornými tímami, plánovanie a riadenie ľudských zdrojov (plánovanie, alokácia, využitie, vykazovanie a vyhodnotenie ich využitia) atď.

Podpora interných a externých zákazníkov

• Confluence – je základným zdrojom návodov a podporných dokumentov a informácií pre externých klientov (z verejného priestoru, napríklad zákazníkov e-shopu), alebo interných klientov (napríklad zamestnancov), ako sú postupy, normy, self-servisné dokumenty a podobne.
• Jira – rieši publikačný workflow dokumentov, alebo zobrazuje obsah Confluence napríklad na portáli zákazníka podľa vybraných typov požiadaviek, prípadne zobrazuje riešiteľom postupy alebo best-practice riešenia pre danú žiadosť/požiadavku.

Štandardizácia / Formalizácia

• Confluence – je často využívaná ako centrálny bod pravdy pre interné predpisy a normy, štandardizáciu a formálne popísanie vybranej oblasti v rámci spoločnosti.
• Jira – v Jira vznikajú jednoduché schvaľovacie workflow na schválenie alebo verifikáciu týchto dokumentov, alebo sa stáva miestom, kam sú jednotlivé sformalizované agendy/procesy presmerované.

Školiace a znalostné centrum

• Confluence – je využívaná ako zdroj školiacich materiálov, elektronického vzdelávania, popisov, návodov. Alebo ako centrálny úložisko znalostí, interných/externých článkov, napríklad pre marketing, lektori, mentori alebo tímy zodpovedné za prenos znalostí a skúseností.
• Jira – môže byť využitá ako redakčný systém alebo riadi stav certifikácie, objednávky školení, pridelenie úloh a vzdelávanie zamestnancov a podobne.

Systém pre správu dokumentov

• Confluence – je využívaná ako úložisko dokumentov, článkov alebo ako rozcestník do externých nástrojov obsahujúcich riadené dokumenty. Confluence tiež slúži ako miesto pre vytváranie a spoluprácu pri tvorbe dokumentov, ktoré sú potom uložené v Confluence alebo majú iný životný cyklus mimo Confluence.
• Jira – často slúži ako klient Confluence, teda využíva obsah Confluence vo svojich pracovných postupoch, alebo sú zavedené procesy pre riadenie dokumentov a ich životného cyklu. Obvykle zahŕňa schvaľovanie a spoluprácu pri tvorbe dokumentov, prípadne komplexný redakčný systém, ktorý zabezpečuje fázy od návrhu obsahu až po zverejnenie dokumentu. Môže v nej byť tiež riešený životný cyklus dokumentov, ako sú pravidelné revízie, aktualizácie alebo riadenie archivácie dokumentov a podobne.

…a veľa, veľa ďalších možností podľa vašich potrieb a fantázie.