Facility management – rýchlo a jednoducho v Jira

Facility Management – v rámci nástrojov Atlassian rýchlo a jednoducho zavedieme správu majetku, zariadení a súvisiacich služieb.

Čo je Facility Management?

Facility management je možné definovať ako nástroje a služby, ktoré podporujú funkčnosť, bezpečnosť a udržateľnosť budov, pozemkov, infraštruktúry a nehnuteľností. Každá spoločnosť, ktorá spravuje nejaký typ majetku, zariadení, nástroje alebo napríklad sklad, aspoň občas využije niektoré postupy alebo vykoná úkony, aby zabezpečila ich funkčnosť, získala aktuálny prehľad alebo poskytla službu v rámci ich bežného používania. Facility management zároveň podporuje alebo zvyšuje efektivitu primárnych služieb poskytovaných firmou. Veľmi často ho možno kombinovať s ďalšími procesmi alebo metodikami, napríklad so skladovým hospodárstvom, inventarizáciou majetku, Asset Managementom alebo Service Desk riešeniami.  

Riešenie Atlassian ako vhodná platforma pre Facility Management  

V spoločnosti EEA, part of BIQ Group, je Facility Management implementovaný v rámci nástrojov Atlassian. Tieto nástroje pokrývajú procesné aj prevádzkové potreby našich zákazníkov. Štandardnou súčasťou riešenia je databáza CMDB/Asset Management Insight a implementácia procesov v systéme Jira, ktorú možno doplniť dokumentačnou základňou v Confluence.  

Prečo si vybrať Jiru pre Facility Management?

Jira môže poskytnúť riešenie a priniesť transparentnosť v tejto oblasti, rovnako ako merateľné výsledky, ktoré sú porovnateľné v čase. Pomocou systému Jira je možné znížiť počet podnikového softvéru a zabezpečiť lepšiu integráciu a následnú automatizáciu radu úloh. Jira je univerzálny nástroj pre digitalizáciu a riadenie podnikových procesov.

Výborným doplnkom je aplikácia GeoData for Jira –  nástroj, s jeho pomocou môžete svoje úlohy zviditeľniť na mape. A prečo sa zmieňujeme o našej aplikácii? Pretože keď vidíte údaje na mape, vidíte všetko oveľa jasnejšie. Okamžite máte prehľad o tom, ktoré oblasti sú najviac zaťažené, v prípade servisných úkonov môžete ľahko naplánovať trasu pre svojho zamestnanca.

Vaše strategické rozhodnutia budú nezrovnateľne efektívnejšie, a dokonca môžete nájsť geografické súvislosti medzi rôznymi problémami a úlohami, ktoré práve riešite. Vizualizácia údajov navyše ušetrí vašej firme čas a ďalšie cenné zdroje.

Ponorme sa hlbšie do správy zariadení

Medzi štandardné témy Facility Managementu patria vykonávanie údržby/revízií/odborných technických prehliadok, sledovanie a odstraňovanie porúch a chýb, záručný/garantovaný servis, činnosti súvisiace s požiarnou ochranou alebo bezpečnosťou a ochranou zdravia pri práci (BOZP) atď.

Facility management je veľmi často spojený so zoznamom majetku, na ktorý sa majú služby vzťahovať, a s podporou servisných oddelení, ktorú služby Facility managementu poskytujú.

A čo znamená Facility Management v praxi?

Facility management môže zahŕňať 3 hlavné kategórie:

• Incident Management (Riadenie incidentov)
• Maintenance Management (Riadenie údržby)
• Services Management (Riadenie služieb)

Riadenie incidentov – riešenie mimoriadnych udalostí a akútnych incidentov

Správa incidentov je obvykle spojená s ICT (informačnými a komunikačnými technológiami), a preto je zvyčajne súčasťou riešenia ITSM (IT Service Management). Vyskytuje sa však aj v iných oblastiach, napr. v doprave, riadení fyzickej bezpečnosti, riadení ľudských zdrojov, obchodných reťazcoch, riadení stavieb a stavebníctva atď.

Zákazníci poskytujúci služby ICT sú zvyčajne povinní dodržiavať štandardy ITIL, COBIT alebo napr. ISO2700 a vzhľadom k ich úzkej väzbe na IT technológie a prepojenie s ďalšími IT procesmi (Request Fulfillment, Configuration and Asset Management, Service Level Management, Problem Management, Service Delivery, Change Management atď.) je pre nich jednoduchšie implementovať softvérové nástroje na ich podporu.

Pri nasadení správy incidentov je vhodné inšpirovať sa a riadiť zavedenými štandardmi a osvedčenými postupmi. Jeden z najrozšírenejších štandardov a štandardom, ktorý je väčšinou požadovaný od našich zákazníkov, je ITIL (Information Technology Infrastructure Library), ktorý vznikol ako zbierka postupov a procesov z osvedčených praktík IT profesionálov. Postupne sa vyvinul do celosvetového rámca pre IT procesy.

ITIL je medzinárodne uznávaný, často požadovaný národnými regulačnými orgánmi a stojí za ním silné odborné certifikácie, znalosti a procesné zázemie. Jednou z hlavných výhod ITIL je, že striktne nepredpisuje, ako má implementovaný proces vyzerať, ale mal by spĺňať základné princípy a odporúčania. Byť zasadený do kontextu ostatných procesov. Rozsah implementácie potom možno ľahko optimalizovať pre potreby zákazníka a najmä jeho klientov/používateľov a tímov zodpovedných za riešenie incidentov.

Incident slúži predovšetkým na evidenciu a riešenie incidentov zistených na zariadeniach, ktoré sú spravované v rámci Facility Managementu.

Incidenty môžu byť akékoľvek výpadky, škody, mimoriadne udalosti atď. Základné kroky v rámci procesu Incident by potom bolo možné definovať nasledovne:

• Initiate Incident
• Analyze (Standard) Incident
• Resolve Incident
• Close Incident
• Cancel Incident

Príklad procesu:

[image]blog/eea-migrace/06-facilityimage2022-7-11_15-38-24.png

Správa údržby – pravidelná údržba vášho majetku

Slúži predovšetkým na podporu procesov, ako je pravidelná údržba položky Facility Management udržiavanej v systéme Insight.

V rámci údržby je možné spracovávať rôzne pravidelné činnosti, ako sú revízie, údržba, inšpekcie alebo iné pravidelné činnosti. Základné kroky v rámci procesu Údržba by potom mohli byť definované takto:

• Iniciovať žiadosť o údržbu
• Preskúmať žiadosť o údržbu
• Schváliť žiadosť o údržbu
• Vykonávať žiadosť o údržbu
• Uzavrieť žiadosť o údržbu
• Zrušiť žiadosť o údržbu

Príklad procesu:

Služby Management – servisné operácie na vašom pozemku

Služby slúžia aj na evidenciu a riešenie incidentov zistených v objektoch, ktoré sú spravované v rámci Faclility Managementu.

Služby sa však môžu líšiť od Incidentov v krokoch v rámci procesu riešenia. Základné kroky v rámci procesu Služby by potom mohli byť definované takto:

• Iniciovať žiadosť o službu
• Preskúmať žiadosť o službu
• Schváliť žiadosť o službu
• Riešiť žiadosť o službu
• Dokončiť žiadosť o službu
• Uzavrieť žiadosť o službu
• Zrušiť žiadosť o službu

Príklad procesu: