Blog

Přerostl vám firemní systém přes hlavu? Pořádek sjedná nový dodavatel, vybírejte však pečlivě

4. 3. 2021

Každá rostoucí firma zákonitě časem narazí na omezení, která vychází z její vlastní digitální platformy. Systémy firmy se rozšíří o e-shopy, interní systémy, portály pro partnery či mobilní aplikace. Počty uživatelů řádově rostou a s nimi i požadavky na rozvoj a stabilitu. Jak se tyto platformy postupně rozšiřují a integrují, stává se jejich údržba a hlavně rozvoj stále náročnější – ať už pro interní IT, nebo pro dodavatelskou firmu. Pokud se firma rozhodne vlastní kapacity nerozšiřovat, nastane zpravidla bod zlomu – začne přemýšlet nad novým partnerem, čímž odstartuje náročný proces. Náročnější o to více, čím je její systém komplexnější. Taková změna sice vyžaduje dlouhé přípravy a řadu nezbytných kroků, rozhodně ale není nemožná. Existuje několik základních scénářů, ve kterých se firma může při změně dodavatele ocitnout.

Klient zpravidla uvažuje o změně dodavatele ve dvou případech. První z nich nastane v okamžiku, kdy dodavatel nebo interní IT nestačí zajišťovat požadované služby a uspokojovat požadavky na rozvoj – ať už kapacitně, nebo odborně. Tím druhým je pak strategicky nevýhodná pozice firmy. Pokud stávající dodavatel systému nereaguje, není flexibilní či začal být příliš drahý, je čas uvažovat o jiném. Stejně tak je změna na místě, pokud se firma dostane do vendor locku – tedy stane se absolutně závislou na produktech, službách či know-how jediného dodavatele.

Čím menší systém, tím snadnější výměna

Obecně platí, že změna dodavatele u méně komplexních a menších systémů je jednodušší. Je tedy na místě se nejdříve zamyslet nad otázkou, zda je váš systém možné zjednodušit či dekomponovat na menší, samostatně spravovatelné části. Správa vhodně dekomponovaného systému je totiž mnohem jednodušší, lépe řiditelná a ve svém výsledku se redukuje nebezpečí vendor locku. V rámci jednoho systému či komponenty se pak můžete zbavit některých starostí třeba přechodem do cloudu – odpadne vám tak například nutnost spravovat hardware nebo operační systém.

Dále stanete před volbou, zda mít jednoho generálního dodavatele či více menších. Jediný dodavatel je pohodlnější variantou, snadno to však může skončit zmiňovaným vendor lockem. Mít více dodavatelů zase často vede ke sporům o odpovědnost za rozhraní mezi systémy.

Nejprve proto identifikujte systémy kritické pro vaše podnikání a těm věnujte zvláštní pozornost. U těch musíte udržet know-how, mějte proto vždy několik interních lidí, kteří jim rozumí a udržují nad nimi dohled. Před vlastní změnou věnujte čas důkladné analýze možností a nalezení té nejoptimálnější cesty. S tím vám může pomoci konzultační partner, který již takové zkušenosti s procesem analýzy, rozhodování a přípravy má. 

Připravte se na přechod: Zálohujte systém a upevněte smluvní vztahy

Ještě před přechodem k novému dodavateli je vhodné vše důkladně připravit a naplánovat. Zásadní je předem aktualizovat a doplnit si informace o systému. To znamená zajistit si aktuální architektonický přehled systému, instalační příručku, provozní příručku, konfiguraci a hesla, přístupy do systémů třetích stran, odborné know-how produktu, popis datových toků a procesů. Vhodné je také vyexportovat historii změn systému a řešení chyb. Dále je zásadní zálohování – měli byste mít vytvořený a ověřený zálohovací plán – a to nejen dat, ale i konfigurace. Pokud to alespoň trochu jde, upevněte či doplňte před přechodem smluvní vztahy se stávajícím dodavatelem.

Na základě dodaných podkladů pak vytvořte paralelní testovací prostředí – ověříte tím kompletnost dodaných informací i procesu zálohování. To pomůže jak vám, tak novému dodavateli seznámit se se systémem. Díky cloudu lze navíc v dnešní době snadno a rychle vytvořit i komplikované IT systémy – a v zápětí je vypnout či zase smazat. Jakmile máte vybraného nového dodavatele, zajistěte, že nový smluvní vztah bude lepší než ten předchozí. Novému dodavateli umožněte seznámit se se systémem – k tomu je právě vhodné paralelní prostředí. Nechte nového dodavatele systém nainstalovat a vyzkoušet si obnovení dat. Pro zdárný průběh změny si zajistěte smluvní vztah na přechodné období. Nový dodavatel převezme systém, přičemž starý ještě po nějakou dobu poskytuje konzultace a hotline, obvykle jako placenou službu.

Jak se připravit do budoucna?

Kdo již změnou dodavatele procházel, potvrdí, že spoustě problémům se dá předejít vhodnou přípravou. Aby byl příště přechod snazší, hodí se mít připravené plány změny dodavatele a jim odpovídající smluvní vztahy. Ve smlouvě by pak neměly chybět přesně definované měřitelné parametry kvality, nejen systémové, jako jsou například dostupnost, rychlost, ale i další, jako jsou kvalita dokumentace či rychlost reakce na požadavky.

Kvalitu je rovněž třeba pravidelně ověřovat, například u dokumentace byste měli pravidelně každý rok nainstalovat systém dle příručky. Je vhodné zajistit, aby při změnách systému došlo rovnou i k aktualizaci dokumentace. Ke každému kritickému systému byste měli mít ve firmě alespoň dvě odpovědné osoby, které se v něm vyznají, dokáží veškeré jmenované body zkontrolovat. Pokud sháníte nového dodavatele, hledejte takového, kterému výše uvedené know-how není cizí a nechybí mu zkušenosti s přebíráním komplexních projektů. Každý projekt je totiž jiný a potřebuje specifický přístup. Již dávno neplatí, že přebírat dílo po konkurenci je v IT byznysu pasé. Správný dodavatel by vás měl nejen provést celým procesem, ale zároveň se postarat o to, abyste se do stejné pasti nechytili podruhé.

 

Karel Šredl, IT architect BOOTIQ

Brzy NA V!DĚNOU